Номенклатура справ з військового обліку: питання та рекомендації

Ні, зараз немає єдиного «типового» переліку справ саме для психоневрологічного інтернату, тому номенклатуру справ ви затверджуєте локально, орієнтуючись на власні процеси, а виключених за віком протягом року треба показувати у Відомості оперативного обліку до кінця року, без «шахматки» чи окремого посилання, і звіряння проводити за правилами Порядку №1487.

Обґрунтування

1. Номенклатура справ з військового обліку в інтернаті
Номенклатура справ – це внутрішній перелік справ установи, тому її форму підбирають під власну структуру. Для військового обліку у психоневрологічному інтернаті доцільно окремим розділом «Військовий облік» передбачити, наприклад, такі справи:

• «Організація та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів» (накази, положення, призначення відповідального, інструктажі).
• «Списки персонального військового обліку (додаток 5) та копії військово-облікових документів» – окремі томи/справи по кожній групі списків.
• «Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12)».
• «Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку та звіряння даних із ТЦК та СП» (за формою додатка 9 до Порядку №1487).
• «Переписка з ТЦК, СБУ, органами місцевого самоврядування щодо військового обліку (повідомлення, витяги, звіряння)».
  Такі справи мають узгоджуватися з вимогами до ведення списків та відомості оперативного обліку, встановлених Порядком №1487.

2. Як відображати виключених за віком у Відомості (додаток 12)
У п. 44 Порядку №1487 передбачено, що відомості щодо осіб, виключених з персонального військового обліку, зберігаються у Списках до кінця поточного року з відображенням відповідної інформації про їх чисельність у відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Це означає:

• у Списках на таких працівників у графі 18 ставимо «Виключено з військового обліку за віком» (на підставі п. 35 Порядку №1487, який вимагає таку відмітку);
• у Відомості оперативного обліку (додаток 12) їх продовжують враховувати у загальній чисельності до кінця року, з відповідним коригуванням цифрових показників, як для осіб, виключених з військового обліку;
• додаткових «шахматок» чи спеціальних посилань на список форма Відомості не передбачає, вона базується на агрегованих цифрах за групами списків, як прямо випливає з абз. 2 п. 33 Порядку №1487 та опису форми додатка 12.

3. Чи потрібно показувати виключених за віком як «звільнених»
Показник «з 1 січня року звільнено з роботи, навчання» у Відомості відображає саме звільнення з трудових/навчальних відносин, а не виключення з військового обліку. П. 44 Порядку №1487 прямо відносить виключених з персонального військового обліку до окремої категорії, що зберігається у Списках до кінця року і враховується у Відомості за чисельністю, а не як звільнені. Тому:

• якщо працівник продовжує працювати, але виключений з військового обліку за віком, у графі про «звільнених» його не відображають;
• якщо він одночасно звільнений з роботи і виключений з військового обліку, то у Списках відмічаємо і «звільнено», і «виключено за віком», а у Відомості він враховується серед звільнених у відповідній графі, але при цьому залишається в загальній чисельності до кінця року як особа, дані про яку зберігаються до кінця поточного року (п. 44 Порядку №1487).

4. Як проводити звіряння Списків та Відомості
Порядок звіряння передбачено у пп. 45–46 Порядку №1487. Основні кроки для інтернату:

1. На підприємстві:
   • затвердити внутрішній графік звіряння облікових даних Списків із військово-обліковими документами працівників (п. 45);
   • в обрані дати збирати оригінали/роздруківки е‑ВОД, звіряти дані, робити копії, виявлені зміни вносити до Списків у 5‑денний строк;
   • щомісяця до 5 числа надсилати до ТЦК, СБУ, розвідки повідомлення про зміну облікових даних, якщо такі є.
2. З ТЦК за місцем реєстрації інтернату:
   • діяти за графіком звіряння, затвердженим головою РДА/міським головою (п. 46);
   • у визначений строк відповідальна особа прибуває до ТЦК зі Списками та копіями ВОД або, за новою редакцією п. 46 (з урахуванням змін постановою КМУ №812‑2026‑п), проводить звіряння через Портал «Дія» або кабінет персонального обліку, якщо ТЦК так організував процес.
3. З ТЦК інших адміністративно‑територіальних одиниць (якщо окремі працівники стоять там на обліку):
   • до таких ТЦК надсилають у двох примірниках витяги із Списків і копії ВОД поштою у строки, погоджені з ними, але не пізніше 1 грудня поточного року, як це передбачено оновленим п. 46, зміненим постановою КМУ № 812‑2026‑п.

Рекомендація: сформуйте номенклатуру справ так, щоб кожен документ військового обліку (Списки, Відомість, журнал перевірок, переписка) мав окрему справу, а у Відомості оперативного обліку відображайте виключених за віком через коригування числових показників, без додаткових «шахматок» і з дотриманням строків звіряння, визначених Порядком №1487.