Оформлення наказу про зміну назв посад та інструкцій

Назву наказу варто розділити на два випадки: де лише перейменування без зміни обов’язків, і де реально є переведення зі зміною істотних умов праці та окладу.

Обґрунтування

1. Коли це просто перейменування посади за Класифікатором У випадках, коли змінюється лише назва посади згідно з Класифікатором, без зміни функцій і окладу, застосовують наказ з особового складу типу: «Про приведення назв посад у відповідність до Класифікатора професій ДК 003:2010». У такому наказі формулюють, наприклад: «Змінити назву посади “…” на “…” для приведення у відповідність до Класифікатора професій ДК 003:2010», а далі — перелік працівників, у яких перейменовується посада, без згадки про переведення. Це не є переведенням у розумінні ст. 32 КЗпП, а лише перейменування.

2. Коли змінюються обов’язки і це вже переведення Якщо разом із новою назвою змінюються посадові обов’язки, це вже зміна трудової функції, тобто переведення на іншу роботу, яке можливе лише за згодою працівника відповідно до ст. 32 КЗпП. У такому випадку наказ доцільно назвати, наприклад: «Про переведення та затвердження нових посадових інструкцій». У тексті розпорядчої частини:

• окремим пунктом «ПЕРЕВЕСТИ ПРІЗВИЩЕ І.П. з посади “…” на посаду “…” з … дати, у зв’язку зі зміною істотних умов праці (оновленням посадових обов’язків)»;
• наступним пунктом — «Затвердити посадові інструкції за посадами … та ознайомити працівників під підпис».

3. Чи згадувати в наказі про зміну зарплати одному працівнику Зміна розміру посадового окладу є зміною істотних умов праці, яку роботодавець має погодити з працівником і повідомити до її запровадження згідно зі статтями 9-1, 21, 97 КЗпП та правилами про зміну істотних умов за ч. 3 ст. 32 КЗпП, а в період воєнного стану — не пізніше моменту запровадження, як передбачено ч. 2 ст. 3 Закону № 2136-IX. Безпечніше відобразити зміну окладу в тому ж наказі, в якому ви оформлюєте переведення/зміну обов’язків: окремим пунктом «Установити з … дати посадовий оклад за посадою “…” у розмірі … грн» і обов’язково ознайомити працівника під підпис.

4. Як описати оновлення посадових інструкцій у наказі Оновлення інструкцій доцільно фіксувати тим самим або окремим наказом з основної діяльності, наприклад: «Про затвердження посадових інструкцій за посадами …». У ньому:

• «Затвердити з … дати посадові інструкції за посадами: …»;
• «Доручити відділу кадрів ознайомити працівників, які обіймають зазначені посади, з посадовими інструкціями під підпис». Якщо зміна інструкції тягне зміну трудових функцій, це має бути узгоджено з працівником як зміна істотних умов праці за ст. 32 КЗпП, і ця згода підтверджується заявою або підписом під наказом/додатковою угодою.

Рекомендація: для працівників, у яких тільки змінюється назва без зміни обов’язків і окладу, зробіть один «перейменувальний» наказ; для працівника, в якого змінюються і обов’язки, і оклад, — окремий наказ про переведення з фразами «ПЕРЕВЕСТИ…» та «УСТАНОВИТИ оклад…», плюс посиланням на затверджену оновлену посадову інструкцію.

За потреби можу запропонувати готовий короткий текст такого наказу під вашу ситуацію.