Обґрунтування премій працівникам: документи та оформлення в положенні

Премії за виконання планових завдань потрібно прив’язати до чітких показників, закріпити їх у локальному акті (колдоговорі / Положенні про преміювання чи оплату праці), а саме преміювання оформлювати наказами керівника на підставі цих умов і документів про виконання плану.

Обґрунтування

1. На яких документах базуватися і як обґрунтувати суми премій
Підприємство самостійно встановлює умови запровадження та розміри премій у колдоговорі або локальному акті з оплати праці, з урахуванням норм законодавства, що прямо випливає з ст. 97 Кодексу законів про працю України.
Для обґрунтування конкретних сум премій доцільно мати та зберігати:

• затверджені планові показники (план виробництва, планове завантаження, показники якості, строків тощо);
• документи про фактичне виконання (звіти підрозділів, табелі, наряди, акти приймання виконаних робіт, виробничі звіти, звіт про виконання плану);
• розрахунок суми премії за кожного працівника або підрозділ із посиланням на план / факт та шкалу преміювання, визначену Положенням.

2. Як правильно оформити саме преміювання щомісяця
Премії належать до складу заробітної плати, а тому їх нарахування і виплата мають ґрунтуватися на затверджених критеріях і підтверджуватися розпорядчим документом.
Практичний набір документів при щомісячному преміюванні такий:

• службова записка / подання керівника підрозділу на ім’я директора з пропозиціями щодо преміювання (перелік працівників, % чи сума, коротке обґрунтування «за виконання/перевиконання планових завдань за такий-то період»);
• зведена відомість-розрахунок премій (по працівниках, із зазначенням бази для розрахунку та застосованого коефіцієнта/відсотка відповідно до Положення);
• наказ про преміювання (індивідуальний чи зведений), у якому обов’язково є: посилання на Положення про преміювання / оплату праці, період, за який нараховується премія, перелік працівників і розмір премії (сума або %);
• ознайомлення працівників з наказом під підпис, відображення нарахованої премії в розрахунково-платіжних відомостях та бухгалтерському обліку.

3. Що обов’язково передбачити в Положенні про преміювання
Положення про преміювання є локальним актом, у якому фіксують умови та розміри премій, і воно має пройти погодження з профспілкою / представником трудового колективу та бути затвердженим наказом керівника, як описано для положень про преміювання і оплату праці на підставі ст. 97 КЗпП та норм про погодження локальних актів.
Для виробничого підприємства, що щомісяця преміює «за план», у Положенні доцільно чітко прописати:

• види премій: щомісячні виробничі премії за виконання / перевиконання планових завдань (окремо можна передбачити разові, річні тощо);
• коло працівників і підрозділів, які преміюються (усі виробничі, окремі професії, керівники змін тощо);
• показники преміювання:
  • виконання/перевиконання плану з випуску продукції, реалізації, якості, дотримання строків;
  • відсутність прогулів, грубих порушень трудової дисципліни, дотримання інструкцій;
• шкалу преміювання і базу для розрахунку:
  • наприклад, 100 % виконання плану – премія 20 % посадового окладу, 105–110 % – 30 %, понад 110 % – 40 %;
  • чітко визначити базу: посадовий оклад, оклад з доплатами, середня зарплата тощо;
• періодичність і строки: щомісяця, з урахуванням результатів за попередній місяць, виплата у строки виплати зарплати за другу половину відповідного місяця;
• хто готує подання та розрахунок премій, хто затверджує (директор, власник, загальні збори тощо);
• випадки зменшення або ненарахування премії (дисциплінарні порушення, недотримання технології, невиконання індивідуальних завдань, грубі порушення безпеки праці тощо);
• порядок зміни Положення та порядок ознайомлення працівників з ним.

4. Чи можна обмежитися лише Положенням про оплату праці
Форми й системи оплати праці, у тому числі преміювання, можуть бути визначені як у колдоговорі, так і в Положенні про оплату праці або окремому Положенні про преміювання відповідно до ч. 2 ст. 97 КЗпП.
Тобто юридично допускається, щоб умови й критерії преміювання були складовою Положення про оплату праці, але для виробничих підприємств зі складною системою премій практичніше розробити окреме Положення про преміювання, де детально розписати показники, шкали й порядок депреміювання.

Рекомендація:
Складіть і погодьте Положення про преміювання з чіткими плановими показниками, шкалами та процедурою, а щомісячні премії оформлюйте через подання керівників, зведений розрахунок і наказ керівника з посиланням на це Положення.

Правильне документальне оформлення премій та прозора шкала в Положенні про преміювання захищатимуть підприємство від претензій працівників і контролюючих органів.