Як подати повідомлення до Пенсійного фонду без трудової книжки

Працівник може бути прийнятий на роботу без паперової трудової, а для подання оперативних відомостей до ПФУ достатньо заповнити електронну форму на порталі ПФУ, скани трудової книжки не потрібні.

Обґрунтування

1. Прийняття на роботу без трудової книжки При укладенні трудового договору працівник зобов’язаний подати або трудову книжку (якщо вона є), або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб, тобто витяг з електронної трудової книжки, що випливає з ч. 2 ст. 24 КЗпП, на яку вказує і роз’яснення щодо прийняття працівника без паперової книжки та з втратою її в зоні бойових дій. Якщо паперової книжки немає, роботодавець працює з відомостями з реєстру, а паперову книжку працівник за бажанням відновлює як дублікат уже окремо.

2. Чи потрібно щось спеціально робити в особистому кабінеті ПФУ через відсутність трудової Для не «критичних» роботодавців облік трудової діяльності відбувається через подання повідомлення до ДПС і зарплатної звітності, і спеціального додаткового запису на порталі ПФУ робити не потрібно, дані потрапляють до електронної трудової з додатка Д5 об’єднаної звітності. Для критично важливих підприємств відсутність паперової трудової або її сканів не заважає подавати оперативні відомості до ПФУ, оскільки при поданні таких відомостей заповнюється лише форма «Запис про трудову діяльність» без завантаження сканів трудової книжки чи наказу.

3. Як подати оперативні відомості критичному підприємству Якщо роботодавець є критично важливим, він зобов’язаний не пізніше наступного дня після прийняття працівника на роботу подати через вебпортал ПФУ відомості про подію «прийняття на роботу», що прямо передбачено пп. 4 п. 2 постанови КМУ від 22.11.2024 № 1332. Для цього в особистому кабінеті страхувальника в розділі «Комунікації з ПФУ» обирають «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)» → «Повідомлення про зміни в трудових відносинах (Подати відомості по особі)», далі заповнюють дані про працівника, тип події «прийняття», дату та реквізити наказу, зберігають запис і підписують повідомлення КЕП.

Рекомендація:

Якщо ви не є критично важливим підприємством, подайте звичайне повідомлення до ДПС про прийняття працівника, а якщо маєте статус критичного – додатково подайте оперативні відомості до ПФУ через портал за описаним алгоритмом, не зважаючи на відсутність паперової трудової книжки.

Работодавець діє законно, приймаючи працівника без паперової трудової і подаючи лише електронні відомості.