Конфлікт відпусток: обов'язки бухгалтера та планування відпочинку

Ні, не зовсім: сам факт покладення обов’язків не «забороняє» відпустку, але у період власної відпустки працівник не має права виконувати жодні посадові обов’язки, тому графік і заміни треба організувати так, щоб у дні його відпустки обов’язки були покладені вже на іншу особу або зовсім не покладались.

Обґрунтування

1. У відпустці працівник не може виконувати обов’язки за своєю чи «чужою» посадою У період щорічної чи іншої відпустки працівник звільняється від виконання роботи, обумовленої трудовим договором, і не підлягає внутрішньому трудовому розпорядку, тож не може фактично виконувати службові обов’язки, у тому числі за тимчасово покладеною посадою чи обов’язками іншого працівника, інакше це порушує право на відпочинок, гарантоване ст. 45 Конституції України, а також норми про щорічні відпустки в КЗпП і Законі про відпустки.

2. Покладення обов’язків головбуха на іншого бухгалтера є правомірним, але тільки на час його фактичної роботи Тимчасове замісництво або виконання обов’язків відсутнього працівника оформлюють наказом чи передбачають у посадовій інструкції, а оплата доплатою за виконання обов’язків регулюється статтею 105 Кодексу законів про працю, при цьому працівник-заступник або інший бухгалтер виконує ці обов’язки лише в дні, коли він працює, а не перебуває у відпустці.

3. Як організувати відпустку провідного бухгалтера, який заміщує головного Практично це можна вирішити так:

   • спланувати відпустку головного бухгалтера так, щоб у критичні періоди (звітність, реєстрація ПН) обов’язки виконував провідний бухгалтер, а свою відпустку провідний бухгалтер брав у «спокійні» проміжки;
   • на час відпустки провідного бухгалтера покласти обов’язки головного бухгалтера на іншу особу (заступника, іншого бухгалтера, директора, працівника за строковим договором тощо) із доплатою за тимчасове замісництво відповідно до ст. 105 КЗпП;
   • за потреби на тривалий період відсутності обох – укласти строковий трудовий договір з окремою особою або оформити внутрішнє сумісництво/суміщення для іншого працівника з належним наказом і оплатою.

4. Організаційні поради щодо КЕП і повідомлень у контролюючі органи Якщо особа, що тимчасово виконує обов’язки головного бухгалтера, підписуватиме податкову звітність та інші електронні документи, на неї потрібно оформити КЕП і подати до ДПС повідомлення за формою з додатка 1 до Порядку обміну електронними документами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557, а також подати заяву за формою № 1-ОПП для зміни відповідальної за бухгалтерський/податковий облік особи згідно з п. 66.4 Податкового кодексу України.

Рекомендація: спочатку затвердити поетапний графік відпусток головного та провідного бухгалтерів, після чого видати окремі накази про покладення обов’язків головного бухгалтера на провідного лише на дні його фактичної роботи, а на періоди його відсутності – визначити іншу особу або, якщо дозволяє обсяг операцій, тимчасово нікого не призначати.

Практичне рішення у вашій ситуації полягає в поетапному плануванні відпусток і ротації заміщення, щоб у дні відпустки провідного бухгалтера на нього не були покладені обов’язки головного.