Актуальність особових карток П-2 та П-2 ДС для ОМС

До недавнього часу особова картка за формою П-2, яку свого часу було затверджено спільним наказом Держкомстату України та Міноборони України від 25.12.2009 №495-656 була основним первинним документом з обліку працівників і обов’язково перевірялася Держпрацею.

Її мали вести всі юридичні особи незалежно від форми власності, а також ФОП із найманими працівниками. За відсутність картки застосовувалися штрафи як за інші порушення вимог трудового законодавства.

Наразі, за роз’ясненнями Мінекономіки та Держпраці, роботодавець самостійно визначає, чи вести особову картку працівника. Водночас обов’язок щодо обліку персональних даних працівників та кадрових змін на підприємстві зберігається. У зв’язку з цим, у разі відсутності електронної системи кадрового обліку на підприємствах особова картка використовується як зручний інструмент. При цьому найчастіше застосовується форма П-2.

Отже,для технічних службовців (які виконують функції з обслуговування або технічні завдання) за офіційними роз'ясненнями Держпраці та Мінекономіки, ведення паперової картки № П-2 більше не є суворо обов'язковим. Установи мають право самостійно вирішувати, чи продовжувати вести паперову форму П-2, чи перейти на ведення кадрового обліку та обліку відпусток в електронному вигляді або за допомогою внутрішніх журналів обліку відпусток. Проте більшість ОМС продовжують вести паперову П-2 для зручності організації військового обліку та фіксації відпусток під підпис працівника.

Водночас свобода вибору стосується не всіх роботодавців.

Для державних службовців (посадових осіб) ведення Особової картки затверджено наказом НАДС від 19.05.2020 № 77-20 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0461-20#Text. Але актуальну форму наразі затверджено наказом НАДС наказ від 03.02.2026 №17-26 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0434-26#Text і прямо передбачене ч. 1 ст. 37 Закону України від 10.12.2015 № 889-VIII «Про державну службу». В органах місцевого самоврядування може застосовуватися особова картка для держслужбовців.

Аналогічно в органах місцевого самоврядування використовується спеціальна форма П-2ДС, яка є обов’язковою частиною кадрового діловодства.

Форма № П-2ДС, затверджена наказом Мінстату від 26.12.1995 № 343.Попри те, що для державної служби цей наказ втратив чинність, Національне агентство України з питань державної служби (НАДС) у своїх роз'ясненнях рекомендує ОМС продовжувати використовувати саме форму П-2ДС для особових справ посадових осіб місцевого самоврядування, оскільки вона адаптована під специфіку служби (облік рангів, категорій, присяги тощо)

Раді допомогти, звертайтесь ще!