Документи кадровика: правила друку та форматування особових справ

Копію додатка до диплома для особової справи слід робити односторонньою, як і всі інші копії документів, що підшиваються до особової справи; зобов’язання, які не входять до її складу, можна друкувати двосторонньо, якщо це не суперечить внутрішнім правилам діловодства.

Обґрунтування

1. Копії документів в особовій справі — тільки на одному боці аркуша. Особова справа зберігається 75 років після звільнення працівника за Переліком № 578/5, тому це документи тривалого зберігання. Для таких документів ДСТУ 4163:2020 вимагає друк тексту тільки на одному боці аркуша, і тому копії всіх документів, що долучаються до особової справи (у тому числі додатка до диплома), мають бути односторонні, навіть якщо оригінал виконаний двосторонньо.

2. Перелік документів особової справи чітко визначений. Склад документів особової справи (заява про прийняття, трудовий договір, копії наказів, копії паспорта, РНОКПП, документів про освіту, підвищення кваліфікації, документи про пільги, атестацію, заяви та накази щодо переведень, сумісництва, звільнення тощо) визначено в п. 12 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5. Копії цих документів, якщо їх виготовляють для підшивання до особової справи, слід друкувати односторонньо.

3. Документи, що не входять до особової справи, можна друкувати двосторонньо. Зобов’язання про нерозголошення конфіденційної інформації до особової справи не включають, оскільки воно не зазначене в переліку документів п. 12 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5, такі документи рекомендують зберігати в окремій справі. Для документів тимчасового строку зберігання (до 10 років) ДСТУ 4163:2020 дозволяє двосторонній друк, тож зобов’язання, внутрішні угоди тощо можна оформлювати у двосторонньому форматі, якщо це відповідає вашій інструкції з діловодства.

4. Що орієнтовно завжди друкувати односторонньо. До одностороннього друку для особової справи належать, зокрема: копія паспорта, копія РНОКПП, копії документів про освіту (диплом і додаток), копії документів про підвищення кваліфікації, копії військово-облікових документів, копії документів про пільги, копії наказів про прийняття, переведення, сумісництво, звільнення, інші копії, прямо передбачені п. 12 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5.

Дотримання правила «один бік аркуша» стосується саме документів тривалого зберігання, які входять до особової справи.