Хто відповідає за подання відомостей до пенсійного фонду

У законі не визначено, що саме «кадри» чи «бухгалтерія» мають подавати оперативні відомості, тому бюджетна установа сама наказом керівника призначає уповноважену особу; на практиці доцільно покладати це на кадровика, але можливо й на бухгалтера або іншу службову особу з КЕП.

Обґрунтування

1. Обов’язок покладено на роботодавця, а не на конкретний підрозділ. Відповідно до п.п. 4 п. 2 постанови КМУ від 22.11.2024 №1332 органи державної влади та критично важливі підприємства подають до ПФУ відомості про прийняття, переміщення, переведення, звільнення тощо через вебпортал ПФУ. Норма визначає суб’єктом саме орган/підприємство, а не окрему посаду типу «бухгалтер» чи «кадровик».

2. Усередині установи потрібен наказ про уповноважену особу. Подання відомостей здійснюється через кабінет страхувальника від імені роботодавця, тому керівник має окремим наказом визначити працівника, уповноваженого вносити дані та підписувати їх КЕП від імені страхувальника. Це може бути працівник кадрової служби, бухгалтер або інша службова особа, якій делеговано такі повноваження і видано/зареєстровано відповідний КЕП.

3. Чому доцільно доручити це саме кадровику. Оперативні відомості мають подаватися не пізніше наступного дня після події, а повну та актуальну інформацію про прийняття, переведення, звільнення, поновлення та призупинення трудового договору зазвичай першою отримує кадрова служба. Тому найзручніше і найменш ризиково з точки зору строків, коли уповноваженою особою є інспектор/начальник відділу кадрів, але це не є обов’язком за посадою «за замовчуванням» без наказу.

У вашій установі вирішальним є не назва підрозділу, а наявність наказу керівника про уповноваження конкретної особи на подання таких відомостей до ПФУ.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?