Куди зберігати копії військово-облікових документів звільнених працівників

Копії військово-облікових документів звільнених працівників варто зберігати в окремих справах з військового обліку (у тій же «лінії» справ, де Списки та Відомість), а не підшивати до особових справ; в особових справах залишається «своя» копія військового квитка / приписного за правилами кадрового діловодства.

Обґрунтування

1. Складання справ з військового обліку. Відповідно до Порядку № 1487 Списки персонального військового обліку та Відомість оперативного обліку формують у справу і зберігають разом із копіями (роздруківками) військово-облікових документів чинних призовників, військовозобов’язаних і резервістів. Для осіб, виключених (знятих) з військового обліку до досягнення граничного віку, копії ВОД обов’язково зберігають в окремій справі (п. 38). Для звільнених з роботи, але не знятих з військового обліку, Порядок не встановлює окремої «обов’язкової» справи, тож підприємство може передбачити в номенклатурі архівну справу «Копії ВОД звільнених працівників» зі своїм строком зберігання.

2. Особові справи мають свій обов’язковий склад. Порядок формування особової справи визначає п. 12 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5. До неї вже обов’язково входить копія військового квитка / тимчасового посвідчення / приписного. Долучення додаткових примірників копій ВОД, що використовуються саме для військового обліку, не вимагається й технічно дублює інформацію. Практично доцільніше залишати склад особової справи в межах визначеного переліку, а «військові» копії зберігати в окремих справах військового обліку.

3. Строки й архівне зберігання. Строки зберігання документів військового обліку (Списків, Відомості, копій ВОД виключених з обліку) визначаються Переліком № 578/5. Для копій ВОД звільнених або виключених за віком підприємство може встановити окремий строк «доки є потреба», але не менше одного року, через що логічно вести для них окремі архівні справи з військового обліку, а не змішувати з особовими справами звільнених.

Отже, копії ВОД для військового обліку звільнених працівників краще тримати в окремих справах з військового обліку, залишаючи в особовій справі лише обов’язкову «кадрову» копію військового документа.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?