Правила оформлення дистанційної роботи працівників у табелі обліку

Для оформлення дистанційної роботи потрібно зафіксувати її в трудових відносинах (договір / наказ), зібрати стандартний пакет документів при прийнятті і прописати ключові умови роботи поза офісом.

Обґрунтування

1. Нормативна основа і коли потрібен письмовий договір. Дистанційна робота визначена як виконання роботи поза приміщеннями роботодавця в будь-якому місці за вибором працівника з використанням ІКТ у ст. 60‑2 Кодексу законів про працю України. За загальним правилом при укладенні трудового договору про дистанційну роботу обов’язково потрібна письмова форма договору, що випливає з вимог ст. 24 КЗпП про письмові трудові договори для окремих випадків. Типова форма такого договору затверджена наказом Мінекономіки від 05.05.2021 № 913‑21, на який прямо орієнтують роз’яснення і практика застосування цієї статті.

2. Особливість воєнного стану: можна обмежитися наказом. На період воєнного стану сторони за згодою самі обирають форму трудового договору згідно зі ст. 2 Закону № 2136‑IX. Крім того, ст. 60‑2 КЗпП дозволяє на час загрози збройної агресії, надзвичайних ситуацій, епідемій запроваджувати дистанційну роботу наказом роботодавця без обов’язкового письмового договору. У цьому випадку працівника треба ознайомити з наказом протягом двох днів з дати його прийняття, але до початку дистанційної роботи, а правило про двомісячне попередження щодо зміни істотних умов праці не застосовується.

3. Документи при прийнятті одразу на дистанційну роботу. Якщо працівника одразу беруть як дистанційника, оформлюють: заяву про прийняття із зазначенням дистанційної форми; пакет документів, передбачений ст. 24 КЗпП (паспорт, за потреби трудова книжка або відомості з реєстру, військово‑обліковий документ тощо); або письмовий трудовий договір про дистанційну роботу за типовою формою, або, у період воєнного стану, наказ про прийняття з формулюванням, що робота є дистанційною; повідомлення до ДПС про прийняття на роботу. Дистанційний формат сам по собі не потребує окремих повідомлень податковій чи ПФУ понад звичайне прийняття.

4. Документи при переведенні вже працюючих на дистанційку. Для чинних працівників можливі два підходи. Перший варіант у «мирному» порядку: заява працівника про перехід на дистанційну роботу, додаткова угода до чинного трудового договору з описом нових умов, наказ про встановлення дистанційної роботи. Другий варіант у період воєнного стану та передбачених ст. 60‑2 КЗпП обставин: достатньо наказу роботодавця (за наявності заяви або без неї), з обов’язковим ознайомленням працівника до початку дистанційки.

5. Що обов’язково прописати в договорі або наказі. Стаття 60‑2 КЗпП і типова форма договору вимагають, щоб були визначені щонайменше: що робота є дистанційною; строк дистанційної роботи (на певний період чи безстроково); порядок організації робочого часу, тривалість робочого тижня, право працівника на «період відключення»; способи комунікації та обміну документами; порядок подання звітів про виконану роботу; забезпечення обладнанням і, за потреби, компенсація за використання власного майна; можливість поєднання дистанційної роботи з роботою в офісі. Ознайомлення з цими умовами можна проводити дистанційно, з використанням електронних засобів зв’язку, що узгоджується зі ст. 29 КЗпП про інформування працівника до початку роботи.

Для коректного оформлення достатньо обрати форму (договір чи наказ, залежно від ситуації) і чітко зафіксувати у ній всі ключові умови дистанційної роботи.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?