Підтвердження педагогічного стажу без документів: правові аспекти питання

Інститут може видати колишній працівниці лише довідку про період роботи та назву посади «керівник студентського клубу», не підтверджуючи документально її належність до педагогічних посад, а підтвердження педагогічного стажу та оцінка статусу посади здійснюватимуться органами Пенсійного фонду (за потреби – судом) на підставі усіх наданих доказів.

Обґрунтування

1. Повноваження інституту щодо змісту довідки. Заклад може достовірно засвідчити лише ті відомості, які підтверджуються його обліковими даними: факт роботи, періоди роботи, найменування посади, структурний підрозділ, підпорядкованість, підпис уповноваженої особи. Відсутність доступу до штатних розписів, посадових інструкцій і положення про студентський клуб означає, що інститут не має належних документальних підстав прямо стверджувати, що посада є педагогічною, тому у довідці доцільно обмежитись констатацією фактичних даних, а кваліфікацію посади як педагогічної залишити для ПФУ та/або суду.

2. Обов’язок щодо архівних документів і об’єктивні перешкоди. Для державних і комунальних установ передбачено створення архівних підрозділів, тимчасове зберігання документів і їх передання до державних архівів, зокрема у разі ліквідації або реорганізації установи, із збереженням форми власності на документи, як це встановлено статтею 31 Закону № 3814-12. Однак фактичне перебування архіву на тимчасово окупованій території об’єктивно унеможливлює зараз виконання цього порядку в повному обсязі, тому інститут може використовувати лише наявні у нього реєстри кадрів, електронні дані, копії наказів, особові картки, якщо вони збереглися не в архіві.

3. Основні документи для підтвердження стажу та характеру роботи. За відсутності повного комплекту архівних документів підтвердження стажу та характеру роботи для цілей пенсійного забезпечення здійснюється за спеціальним порядком, затвердженим постановою КМУ від 12.08.1993 № 637, на який прямо посилається пункт 4 Порядку призначення тимчасової допомоги, затвердженого постановою КМУ № 1098-2017-п. Для підтвердження трудового (страхового) стажу можуть використовуватися:

   • записи у трудовій книжці працівниці про посаду «керівник студентського клубу» та періоди роботи;
   • документи або довідки, сформовані на основі інформаційних систем (якщо інститут або інші органи мають електронні бази);
   • виписки з наказів, особові рахунки, відомості про виплату заробітної плати, трудові договори, характеристики тощо;
   • дані реєстру застрахованих осіб (форми ОК‑5, ОК‑7), які підтверджують факт офіційної зайнятості у відповідному періоді, хоча вони самі по собі не визначають педагогічний статус посади.

4. Використання свідків та інших доказів через війну й окупацію. Оновлені правила підтвердження стажу передбачають, що за відсутності документів через війну, окупацію чи знищення архівів стаж може підтверджуватися іншими доказами, у тому числі показаннями не менше двох свідків, які працювали разом із заявником, документами з електронних реєстрів, банківськими виписками, рішенням суду. Такі підходи деталізовані у поясненнях щодо змін до Порядку № 637 та новій процедурі підтвердження стажу в умовах втрати документів (постановою КМУ № 1246, на яку орієнтуються ПФУ та органи соцзахисту), де прямо зазначено можливість використання:

   • даних державних електронних реєстрів;
   • документів та виписок, сформованих інформаційними системами підприємств;
   • банківських транзакцій щодо зарплати;
   • показань свідків;
   • судових рішень про встановлення періоду роботи та її характеру.

5. Практична модель дій інституту і працівниці. Інститут може:

   • видати довідку про період роботи, назву посади, структурний підрозділ, форму зайнятості, посилання на запис у трудовій книжці (якщо відомий номер і дата наказу про прийняття/звільнення, їх вказати зі слів працівниці або за наявними реєстрами – із застереженням «за наявними обліковими даними»);
   • за можливості скласти інформаційний лист (не довідку про стаж), у якому описати загальний зміст функцій посади «керівник студентського клубу» за практикою інституту (організація виховної, культурно‑масової, навчально‑виховної роботи зі студентами), наголосивши, що питання віднесення посади до педагогічних вирішують уповноважені органи;
   • порадити працівниці додатково зібрати власні копії наказів, характеристики, інші документи, а також залучити свідків і, у разі спору з ПФУ, звернутися до суду з вимогою встановити факт роботи на педагогічній посаді.

Фінальне рішення, чи зараховувати період роботи на посаді «керівник студентського клубу» до педагогічного стажу, прийматиме ПФУ (або суд) на підставі сукупності доказів, а інститут у довідці має обмежитися достовірними даними про факт і період роботи та назву посади.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?