Можна звільнити працівницю дистанційно, якщо працівниця використовує КЕП або Ви з нею домовились про альтернативний спосіб обміну інформацією та видали конкретний наказ про обмін інформацією з працівником , наприклад , через Viber. Радимо подивиться відео «Як безпечно звільнити працівника онлайн» з Тимуром Алієвим kadroland.com/events/590/1475 Радимо також поспілкуватись з працівницею, поясніть, що після звільнення не можете відіслати трудову книжку, навіть за його письмовою згодою та запропонуйте забрати трудову книжку на підприємстві під час перебування в Україні. Після звільнення надішліть на Viber колишньої працівниці лист, з вказівкою про необхідність отримати трудову книжку. Попросить відповісти на ваш лист, нехай вкаже, що забере трудову книжку під час перебування в Україні. Зафіксуйте ваше листування.

Переслати трудову книжку поштою на зазначену адресу можливо тільки за письмовою згодою працівника (п. 4.2 Інструкції № 58), але трудова книжка повинна бути вручена особисто працівнику. Якщо надійшло прохання від працівниці видати її трудову книжку третім особам, то видати трудову книжку конкретній особі можна лише за наявності нотаріальної довіреності від працівниці. За кордон пересилати трудову книжку не можна. В міжнародних поштових відправленнях заборонено пересилати трудові книжки, військові квитки, документи, що посвідчують особу (крім паспортів громадянина України для виїзду за кордон) тощо (абз. 4 п. 37 Правил надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою КМУ від 05.03.2009 № 270).

Відповідно до п. 6.2 Інструкції № 58 трудову книжку, яку не отримав працівник слід зберігати протягом 2 років на підприємстві окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігають в архіві 50 років, після закінчення зазначеного строку — знищують.

Раді допомогти, звертайтесь ще!