Відповідно до пп.37, 38 Порядку 1487

До списків кожної групи формується справа, у якій зберігаються копії військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

В окремій справі зберігаються копії військово-облікових документів громадян, які не досягли граничного віку перебування в запасі та були виключені з військового обліку районними (міськими) територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки, органами СБУ, підрозділами Служби зовнішньої розвідки.

Тобто, у вас буде одна справа (одна папка) - це список і ВОД офіцерів.
Друга - рядового, срежанського, старшинського складу
Третя - жінок
Четверта - призовників.

І якщо є особи, що виключені з обліку до 60 років, то буде ще одна справа (папка).

Всередині папки зберегайте документи так, як вам зручно.

Раді допомогти, звертайтесь ще!