Заголовок тимчасово відсутній

Це на розсуд Вашого керівництва – реєстрацію заяв можна здійснювати, а можна і не здійснювати (головне, аби були самі заяви – інакше не буде підстави для наказу про надання відпустки без збереження заробітної плати).

У ч. 12 ст. 10 Закону «Про відпустки» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80/conv#n87) передбачено, що роботодавець зобов'язаний вести облік відпусток, які надаються працівникам. Водночас, чинним законодавством встановлено обов'язок ведення обліку відпусток, проте не встановлено обмежень щодо способу цього обліку. Тож можна використовувати і Журнал реєстрації відпусток (як щорічних, так і без збереження заробітної плати), і вести облік відпусток в ексель, і використовувати систему електронного документообігу, приміром 1С. Єдина нормативно передбачена обов'язкова фіксація відпусток – це особові картки П-2.

Журнал реєстрації заяв (у т. ч. і про надання різних видів відпусток), є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text), – у його ст. 122 передбачено строк зберігання для реєстраційних журналів, вихідних та внутрішніх (заяв, доповідних і пояснювальних записок тощо) документів, у 3 роки. Проте за відсутність такого журналу жодних штрафних санкцій не передбачено.

Якщо прийнято рішення про реєстрацію заяв, то це має здійснювати кадрова служба – адже саме на неї покладено обов'язок ведення обліку відпусток.

Від працівників, що знаходяться за кордоном, приймайте заяви в електронному вигляді (електронною поштою чи через мессенджери – відповідно до ч. 2 ст. 7 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20/conv#n27) у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником). Реєструйте за датою надходження, зберігаючи відповідні електронні листи таким саме способом, який обрали і для реєстрації інших заяв – у журналі чи в ексель тощо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!