Можливий такий поділ за справами наказів, оскільки дотримується принцип, що справи формуємо за строками зберігання. Однак, реєстраційні номери відділяємо лише похилою рискою, тобто 25/к/тр…

Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:

· вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;

· групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ та судових справ (ведуться протягом кількох років до їх завершення), особових справ (формуються протягом періоду роботи особи в цій установі), документів виборчих органів та їх постійних комісій, депутатських груп (формуються за період їх скликання), документів навчальних закладів, що характеризують навчально-виховний процес (формуються за навчальний рік), документів театрів, що характеризують сценічну діяльність (формуються за театральний сезон), справ фільмів, рукописів, історій хвороб;

· вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів;

· не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню;

· до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс;

· окремо групувати у справи документи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання;

· за обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки) (п. 2 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n502 ).

Реєстраційний індекс документа складається з порядкового номера цього документа в межах групи документів, що реєструють, який доповнюється індексами, що застосовують в юридичній особі, зокрема індексом за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ. Складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою (п. 5.11 ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»).

Раді допомогти, звертайтесь ще!