Професії від Kadroland.Academy

Запізнення на роботу: як оформити, відобразити в табелі та оплатити день

Як облікувати в табелі та якими документами зафіксувати запізнення працівника на 30 хвилин або відсутність на робочому місці менш ніж три години? Чи можна не оплачувати таку відсутність?

4

31

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Так, за почасової системи оплати праці невідпрацьовані 30 хвилин або інший час відсутності можна не оплачувати, якщо немає підстав для збереження заробітку. У табелі потрібно зазначити фактично відпрацьований час, а відсутність підтвердити документами та з’ясувати її причини. Оплату за відпрацьовану частину дня нараховують у звичайному порядку.


Це випливає зі ст. 94 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП), за якою заробітна плата є винагородою за виконану роботу. Обов’язок роботодавця забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи передбачений ч. 2 ст. 30 Закону України від 24.03.1995 № 108/95-ВР «Про оплату праці».

Як відобразити запізнення та часткову відсутність у табелі?

Табель обліку використання робочого часу є підставою для нарахування зарплати працівникам із почасовою оплатою. У ньому слід фіксувати фактично відпрацьовані години. Такий підхід до обліку роботи підтверджує й Держпраці.

Приклад

За восьмигодинного робочого дня працівник запізнився на 30 хвилин і надалі працював до закінчення встановленого робочого часу. У табелі відображають 7,5 години роботи. Якщо за аналогічних умов працівник був відсутній 2 години 30 хвилин – 5,5 години роботи

Типову форму № П-5 затверджено наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 № 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці». Окремого позначення для запізнення вона не містить.


Якщо причини відсутності ще не з’ясовані, невідпрацьований час відображають кодом «НЗ» (28). Після отримання підтвердних документів позначення за потреби уточнюють.


Якщо це звичайне запізнення ви можете позначити його кодом «І» (30) – інші причини неявок. Також можна впровадити свій певний код. Відповідно буде вказано кількість годин не відпрацьованих з цієї причини.

Якими документами зафіксувати відсутність?

Підприємству варто документувати ці випадки відповідними актами. Вони мають чи докладно описувати обставини. Дійте так:


  1. Зафіксуйте відсутність актом у день її виявлення. В акті має бути ПІБ працівника, дата, встановлений час початку роботи, точний період відсутності та час фактичної появи. Акт підписують особи, які можуть підтвердити ці обставини. Додатково безпосередній керівник може подати доповідну записку.
  2. Запросіть письмові пояснення та підтвердні документи. Сам акт підтверджує факт відсутності, але не доводить, що її причина неповажна. Якщо роботодавець розглядає дисциплінарне стягнення, витребування письмових пояснень обов’язкове за ст. 149 КЗпП. Відмову надати пояснення доцільно зафіксувати окремим актом.
  3. Оцініть причини та визначте порядок обліку. Рішення щодо поважності причин, табелювання та оплати доцільно оформити наказом із посиланням на акт, пояснення й підтвердні документи. На цій підставі відповідальний працівник заповнює або уточнює табель.


Відсутність безпосередньо на робочому місці не завжди означає, що працівник не працював: він міг виконувати доручення роботодавця в іншому місці. Тому потрібно встановити саме факт невиконання роботи у відповідний час.


Звісно ж можлива фіксація відсутності на роботі за допомогою автоматизованих систем обліку робочого часу. У такому разі відповідні відомості за даними системи обліку можуть слугувати доказом відсутності. А вже далі з’ясування обставин може відбуватися так як описано вище.

Чи є відсутність менше трьох годин прогулом?

Запізнення на 30 хвилин або відсутність протягом частини дня менш як три години самі по собі не є підставою для звільнення за прогул за п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП. Ця норма передбачає, зокрема, відсутність на роботі більше трьох годин протягом робочого дня без поважних причин. Окремий випадок – відсутність увесь робочий день, навіть якщо за графіком він коротший за три години.

Водночас винне порушення встановленого режиму роботи може бути порушенням трудової дисципліни. За нього можлива догана з дотриманням вимог ст. 147, ст. 148 та ст. 149 КЗпП.


Ненарахування зарплати за невідпрацьований час не потребує оголошення догани. Водночас утримувати додатковий «штраф за запізнення» із заробленої зарплати роботодавець не має права: підстави для відрахувань обмежені ст. 127 КЗпП.


Поважність причини та право на оплату потрібно оцінювати окремо. Наприклад, за час обов’язкового медичного обстеження зберігається середній заробіток відповідно до ст. 123 КЗпП. Отже, перед рішенням не оплачувати відсутність потрібно перевірити законодавчі гарантії та умови оплати, установлені на підприємстві.


Шаблони та зразки документів:


Акт про відсутність працівника на роботі

Доповідна записка про підтвердження відсутності працівника на роботі

Пояснювальна записка про відсутність на робочому місці

Наказ про визнання причини відсутності працівника поважною

4

31

2

29

2

94

3

168

5

481

5

11098

6

53

8

449

7

220

6

594

8

428

5

150

4

78

16

1660

9

40120

5

230

4

188

10

1899

5

6265

6

12500