
Трудова книжка
07.10.2025
До 2026 року всі ФОПи мають оцифрувати трудові книжки працівників – як це зробити
У Пенсійному фонді вкотре звернули увагу на те, що до 10 червня 2026 року всі роботодавці, зокрема й фізичні особи-підприємці, мають подавати до ПФУ відомості про трудову діяльність працівників у вигляді сканованих копій паперових трудових книжок. Як саме ФОП подає сканкопії трудових книжок – роз’яснили крок за кроком

В Україні триває процес оцифрування паперових трудових книжок, який є складовою переходу до електронного обліку трудової діяльності. Згідно із Законом України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі – Закон №1217), роботодавці зобов’язані подавати до Пенсійного фонду відомості про трудову діяльність працівників у вигляді сканованих копій паперових трудових книжок.
За Законом №2117 на оцифрування трудових книжок відведено 5 років, до 10 червня 2026 року.
Потрібна відповідь «на вчора»? Сервіс «ОК» – це оперативна консультація від профі. Поставте питання – і отримайте фахову відповідь протягом 24 годин!
Алгоритм подання фізичною особою-підприємцем (далі – ФОП), сканованих копій трудових книжок найманих працівників такий:
Крок 1. Вхід до вебпорталу Пенсійного фонду
- ФОП заходить на офіційний сайт і натискає кнопку «Вхід».
- Авторизація здійснюється за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Дія.Підпису.
- Після входу користувач потрапляє до особистого кабінету, де доступна вкладка «Кабінет страхувальника» (ця вкладка доступна тільки тим, хто зареєстрований у ПФУ як роботодавець) – саме через неї ФОП може подавати документи щодо своїх працівників.
Крок 2. Перехід до послуги з подання скан-копій
У меню потрібно обрати:
Електронні послуги → Відомості про трудову діяльність → Подати скан-копії документів
Тут відкривається форма, у якій вносяться дані працівника:
- прізвище, ім’я, по батькові;
- реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП).
Крок 3. Завантаження документів
- ФОП додає відскановані копії трудової книжки працівника (усі сторінки, що містять записи про трудову діяльність).
- Файли мають бути у форматі PDF, JPG та достатньої якості для зчитування.
Крок 4. Підпис і відправлення
Після перевірки даних документ підписується електронним підписом ФОПа і відправляється до Пенсійного фонду України через вебпортал.
Крок 5. Контроль результату
- Статус обробки поданих документів можна переглянути у розділі «Вхідні / Надіслані документи».
- Після перевірки інформація про трудову діяльність працівника буде внесена до Реєстру застрахованих осіб, що гарантує її врахування при подальшому розрахунку пенсії.
Чому це важливо?
Оцифрування трудових книжок забезпечує повноту даних про трудовий стаж працівника в електронній системі.
У майбутньому, після запровадження механізму автоматичного призначення пенсій без звернення особи, всі відомості братимуться лише з електронних реєстрів. Якщо трудова книжка не буде оцифрована, частина стажу може не врахуватися, що вплине на розмір пенсії.
Порада для ФОПів:
Не відкладайте оцифрування! Завчасно подайте всі необхідні документи, щоб гарантувати своїм працівникам коректний облік трудової діяльності й уникнути проблем у майбутньому.
Джерело: ПФУ
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Діловодство
25.08.2026
Який внутрішній документ потрібен для регламентації дистанційної роботи працівників
За висновками аудиту необхідно розробити внутрішній документ, що регламентує порядок виконання працівниками обов'язків за межами офісу під час дистанційної роботи. Це має бути Положення про дистанційну роботу?

Військовий облік
25.08.2026
У Раді пропонують захистити статус непридатних до служби, яких виключили з військового обліку до запуску «Оберегу»
У Верховній Раді зареєстрували законопроєкт, який має врегулювати питання військового обліку громадян, яких до початку функціонування Єдиного держреєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів визнали непридатними до військової служби та виключили або зняли з військового обліку. Документом пропонують не допустити застосування нових правил до таких рішень заднім числом

Діловодство
25.08.2026
Кадрові документи у ФОПа: які мають бути та де зберігати
Фізособи-підприємці, які мають найманих працівників, зобов’язані виконувати правила трудового законодавства та вести кадрове діловодство, як і всі інші роботодавці. Проте деякі нормативні акти на ФОПів не розповсюджуються, тому оформлення певних кадрових документів для них не є обов’язковим. У статті розглянемо, які кадрові документи має оформлювати ФОП, а які – ні, а також з’ясуємо, де та як ФОП повинен зберігати ці документи

Воєнний стан
24.08.2026
Міноборони готує зміни призовного віку: що відомо про нові правила мобілізації
В Україні обговорюють можливі зміни призовного віку під час мобілізації. Секретар парламентського комітету Роман Костенко заявив, що Міноборони готує певні «радикальні заходи», однак не уточнив, йдеться про підвищення чи зниження віку. Водночас нардеп Олександр Федієнко заявив, що зниження мобілізаційного віку не планується. Що відомо про заяви щодо можливих змін

Особливі працівники
24.08.2026
Норматив з працевлаштування осіб з інвалідністю за ІІІ квартал: з урахуванням всіх змін
Триває ІІІ квартал 2026 року. Саме час провести аудит виконання нормативу з працевлаштування осіб з інвалідністю, адже ще є шанс встигнути виконати норматив. У нашій статті-навігаторі ми розібрали базові моменти, щоб ви не розгубилися

Бронювання
24.08.2026
Восени 2026 року змінять критерії критичності: хто зможе бронювати працівників за новими правилами
У відновленому Міністерстві аграрної політики та продовольства планують розширити можливості бронювання для невеликих сільгосппідприємств. Зокрема, хочуть суттєво знизити нинішній поріг у 1000 га, щоб право звертатися щодо бронювання отримали підприємства, які обробляють лише кількасот гектарів

Військовий облік
24.08.2026
Чоловікам можуть додати нову підставу для відстрочки від мобілізації
У Верховній Раді зареєстрували законопроєкт №15541, який пропонує надавати відстрочку строком на один рік чоловікам, які мають дитину віком до одного року. Ініціатор законопроєкту наголошує на необхідності участі батька у догляді за новонародженою дитиною та підтримці матері в перший рік після пологів

Бронювання
24.08.2026
Підтвердження критичності за спрощеною процедурою: де шукати рішення та що робити з бронюванням
Підприємства, які очікують на підтвердження критичності за спрощеною процедурою, продовжують отримувати рішення. Комусь повідомлення надходить на електронну пошту, хтось бачить продовження статусу в «Дії», а тим, хто проходить перепідтвердження через Міноборони, доводиться додатково запитувати інформацію

Особливі працівники
24.08.2026
Штраф і пеня за внесок на працевлаштування людей з інвалідністю: роботодавцям дадуть 10 днів на оскарження
Роботодавці зможуть оскаржити вимогу ДПС про сплату недоїмки за внеском на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю, а також рішення про штраф і пеню. Проєкт Мінфіну встановлює 10 робочих днів на подання скарги та визначає, коли ДПС має надати відповідь

Охорона праці
24.08.2026
Повітряна тривога під час робочого дня: які обов’язки має роботодавець
Повітряна тривога під час робочого дня – це не просто перерва в роботі, а ситуація, до якої роботодавець має підготуватися заздалегідь. Про обов’язки роботодавця під час тривоги – розповіли в інспекції з питань праці

Відпустки на дітей
24.08.2026
Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами: заява та наказ
Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами є соціальною відпусткою, право на яку підтверджується листком непрацездатності. Розглянемо, як працівниці визначити дату початку відпустки та як правильно оформити її заявою і наказом роботодавця.

Особливі працівники
24.08.2026
Роботодавцям змінили правила: з 22 серпня оновлено норматив працевлаштування осіб з інвалідністю
Роботодавцям на територіях активних бойових дій спростили розрахунок нормативу працевлаштування осіб з інвалідністю. Постановою №1047 Уряд визначив штатні одиниці, які не братимуть участі в розрахунку, а отже, не впливатимуть на суму внеску

Відрядження
24.08.2026
Заброньованого не випустили за кордон у відрядження: що вирішив суд
Військовозобов’язаний лікар із чинним бронюванням не зміг виїхати з України у службове відрядження до Бельгії, попри наявність документів про бронювання, відрядження та мету поїздки. На що звернув увагу Суд – далі

Соціальне страхування / Пенсії
24.08.2026
Пенсіонер за кордоном: як змінити рахунок для виплати пенсії без повернення в Україну
Українці, які отримують пенсію та перебувають за кордоном, можуть дистанційно відкрити новий банківський рахунок або змінити рахунок для зарахування виплат. Як відкрити рахунок у Monobank без повернення в Україну та повідомити ПФУ про нові реквізити – покроково в інфографіці

Відповідальність / Перевірки
24.08.2026
Що робити, якщо одинока мати не виходить на роботу понад місяць: алгоритм для роботодавця
Одинока мати понад місяць не виходить на роботу – чи можна звільнити її за прогул, як правильно оформити тривалу відсутність та чи потрібно оплачувати такі дні? У ФПУ розповіли, які документи скласти, що зазначити в табелі та які виплати нараховувати працівниці

Відпустки
24.08.2026
Як скласти графік відпусток постфактум за 2024 і 2025 роки на підприємстві
Проводимо аудит невеличкого підприємства, на якому надавалась обов’язкова частина щорічної відпустки, а решту працівники «вибирали» по 1/2/3/5 днів (за потреби). Графік відпусток на підприємстві не вівся. Як тепер коректно за час існування підприємства скласти графік постфактум (за 2024 та 2025 роки)? Вказувати так, як надавалися (невеличкими періодами)?







