Процес оформлення відпусток: повідомлення, реєстрація та зберігання документів

1. У такому разі рекомендуємо направити працівнику повідомлення про визначення дати початку відпустки, зразок якого Ви можете переглянути за посиланням Повідомлення про визначення дати початку відпустки. Бажано в середині січня.

2. Якщо роботодавець надає відпустку за графіком - повідомлення обов'язкове (ст. 10 Закону № 504 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80/conv#n87). Якщо працівник іде у відпустку поза графіком, а саме на підставі заяви - повідомлення не видаєте.

3. Так, відповідно до п. 5 гл. 3 розділу IIІ Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n319 службовий документ, отриманий установою або створений нею, у тому числі для внутрішнього користування, вважається внесеним до документаційного фонду установи з моменту його реєстрації.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації і полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою установою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа, шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ.

4. Доцільно зберігати 1 рік, на підставі ст. 515 Переліку № 578/5.

5. На підставі ст. 10 Закону № 504 на підприємстві оформлюється графік відпусток на календарний рік, роботодавець письмово повідомляє працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну. Повідомлення оформлюється в довільній формі. Як правило, якщо працівник іде у відпустку по графіку відпусток заява не потрібна, але, й написання такої заяви не буде порушенням. Після чого роботодавець видає наказ про надання щорічної відпустки, підставою якого буде або графік відпустки, або заява працівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!