Де зберігати документи працівників, що не в особовій справі

Строки зберігання документів визначає Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5. Перелік не містить строків зберігань усіх документів, тому що деякі документи зʼявляються нові, що не передбачені Переліком. Тому має визначати експертна комісія підприємства строки зберігання інших документів.

Важливо визначити в номенклатурі справ для зберігання кожного типу документів.

Так, посадові інструкції зберігає і формуємо в окрему справу - Посадові (робочі) інструкції. Строк зберігання оригіналів посадових (робочих) інструкцій, що втратили чинність, — 5 років після заміни новими (ст. 43 розд. 1 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5. Чинну посадову (робочу) інструкцію зберігають у документах поточного діловодства. Перелік не містить усіх документів зі строками зберігання, тому має визначати експертна комісія підприємства строки зберігання інших документів.

Для повідомлення про дату початку відпустки також встановити строк зберігання 1 рік. Зберігати таке повідомлення можна в справі «Документи (графіки відпусток, листування, довідки-виклики) про використання всіх видів відпусток» разом із заявами про відпустки.

Для інформаційних листів, рекомендувала формувати окрему справу і строк зберігання - 75 років.

Для зобовязань про нерозголошення персональних даних чи комерційної таємниці, теж можна формувати в окрему справу і зберігати - 75 років.

Із січня 2014 року отримувати від працівника згоду на обробку його персональних даних взагалі не потрібно. Згода на обробку персональних даних не містить відомостей, що мають соціально-трудове значення. Тому ці документи взагалі можете знищити.

Раді допомогти, звертайтесь ще!