Оформлення відсутності працівника: правила та рекомендації кадрового обліку

Якщо працівник повертається до роботи після тривалої відсутності без поважних причин, і керівник не наполягає на дисциплінарному стягненні або звільненні, ситуацію можна врегулювати без порушення закону, але дотримавшись кількох формальностей.

Власник або уповноважений ним орган має право розірвати трудовий договір з працівником у разі вчинення ним прогулу без поважних причин, у т. ч. у разі відсутності працівника на роботі більше трьох годин протягом робочого дня згідно п. 4 ст. 40 КЗпП. Перед тим, як накладати таке стягнення, роботодавець повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмових пояснень згідно ч. 1 ст. 149 КЗпП.

Тому взяти письмове пояснення від працівника, це обов’язково. Пояснення працівника — підстава для того, щоб: закрити «нез’ясовану» відсутність; або розглянути дисциплінарне стягнення (за потреби).
Якщо причини будуть визнані поважними, можна змінити в табелі “НЗ” на “І” (інші причини неявки).

Зразок наказу для прикладу - Наказ про визнання причини відсутності працівника поважною.

Керівник може прийняти рішення не застосовувати дисциплінарне стягнення, якщо працівник пояснив причини; вони визнані поважними або ж керівник вирішує просто відновити роботу. Період неявки до пояснень табелюємо “НЗ” (28). Якщо причини визнаєте поважними, виправіть на “І” (30). КЗпП не вимагає обов’язкового стягнення за кожне порушення — це право, а не обов’язок роботодавця. Якщо керівник не наполягає, стягнення можна не застосовувати — але обов’язково взяти пояснення і оформити рішення керівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!