Документи для компенсації витрат директора на проживання в готелі

1.Компенсації витрат працівникам Товариства мають прописуватися у внутрішньому документі підприємства.

Постановою КМУ № 98 від 2 лютого 2011 р.https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/98-2011-%D0%BF#Text затверджені суми витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. У такому випадку максимальна сума витрат на найм житлового приміщення за добу в Україні = 900 грн.

Для небюджетних роботодавців норми постанови № 98 не діють, а Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#Text – носять рекомендаційний характер. Тому, усі деталі направлення у відрядження та компенсації витрати у ньому мають бути прописані у внутрішньому документі підприємства. Наприклад у Положенні про відрядження.

2. Які потрібно документ, щоб уникнути оподаткування?

Для комерційних роботодавців немає законодавчо установлених обмежень по сумі, яку компенсують за проживання у відрядженні. Тут важливу роль грає їх документальне підтвердження для цілей неоподаткування ПДФО та військовим збором.

Згідно з абзацом другим підпункту «а» підпункту 170.9.1 пункту 170.9 статті 170 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
Зазначені в абзаці другому підпункту «а» підпункту 170.9.1 пункту 170.9 статті 170 ПКУ витрати не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

Отже, після повернення з відрядження працівник зобов’язаний надати Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, при цьому головною умовою відшкодування витрат на відрядження є наявність оригіналу документів, що підтверджують вартість таких витрат (квитки,(в т.ч. електронні) квитанції, чеки, розрахунки, документ про проживання в готелі тощо).

Раді допомогти, звертайтесь ще!