Перехід на електронний документообіг у кадровому діловодстві: нюанси

Роботодавець може перейти на електронний документообіг у кадровому діловодстві, включаючи документи тривалого зберігання.

Однак, для документів тривалого (понад 10 років) зберігання та особових справ, потрібно зберігати їх як в електронній, так і паперовій формі.

Єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, зокрема, й електронними, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності визначає такий обов’язковий для всіх установ, організацій, підприємств нормативно-правовий акт як Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Водночас процеси створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів у кадровій службі, як і в цілому на підприємстві, повинні відповідати вимогам Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженому наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 (далі – Порядок № 1886/5) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#Text

Також, Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів в Україні встановлює Закон «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV.

За п. 5 Порядку № 1886/5, якщо підприємство планує вводити електронний документообіг, потрібно в такому випадку розробити власну Інструкцію з діловодства, яка буде містити порядок електронного документообігу на підприємстві, у тому числі вимоги щодо найменування та зберігання електронних документів. Норми такої інструкції повинні відповідати нормам законодавства, зокрема, Порядку № 1886/5.

Як зазначається в ч. І розділу ІІІ Інструкції № 1886/5, Порядок організації електронного документообігу визначається інструкцією з діловодства установи з урахуванням вимог нормативно-правових актів у сфері діловодства, а також технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.

В установах номенклатурою справ передбачається конкретний комплекс документів, що за правовим статусом установи, компетенцією посадової особи можуть створюватись як оригінали у формі електронних документів відповідно до законодавства.

Щодо особових справ працівників та кадрової документації

Тут слід звернути увагу на п. 4 розділу І Інструкції № 1886/5, установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній.

Створення документів з кадрових питань (особового складу) в електронній формі погоджується з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради.

Відповідно до статей 493-в, 495, 499 Переліку № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text особові справи та особові картки мають зберігатися в архіві організації протягом 75 років після звільнення працівників, а отже, — належать до документів тривалого строку зберігання, на які поширюється вимога п. 4 розділу 1 Порядку № 1886/5.

Отже,у випадку переходу організації на електронний документообіг - особові справи та інша кадрова документація, строк зберігання якої понад 10 років, слід зберігати у двох формах — паперовій та електронній.

Раді допомогти, звертайтесь ще!