Запит щодо строків зберігання документів у кадровій справі

Строки зберігання документів і справ, передбачених у номенклатурі, слід визначати на підставі типового та галузевих переліків документів.

Типовим переліком є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14 зі змінами до нього, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України:

№ 400/5 від 07.03.2013 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0390-13#n7

№ 40/5 від 04.01.2024 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0035-24#n2

№ 748/5 від 14.03.2025 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0421-25#n2

Відзначимо, що у статтях Переліку № 578/5 не передбачено такого документа, як Положення про відрядження.

Як в такому разі визначити строк його зберігання? - можна підібрати строк, встановлений для іншого подібного положення.

Наприклад, у ст. 424 Переліку № 578/5 визначено строк зберігання Положення про преміювання. Для юросіб, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (НАФ), строк зберігання такого положення - постійний. Для всіх інших - До заміни новим.

Це означає, що коли Положення втратить свою чинніть і буде замінено новим, то попереднє підлягатиме знищенню, так як немає жодної виробночої потреби зберігати його надалі.

Для документа - Угода про дотримання конфіденційності, у Переліку № 578/5, на жаль, також строк не передбачений. Можливо тому, що цей вид документа не належить до типових управлінських. Якщо для юросіб Вашої галузі розроблено Галузевий перелік зі строками зберігання документів (наприклад, такий перелік є для банківських установ). Ви можете скористатися ним.

У крайньому випадку строк зберігання цієї угоди має право визначити Експертна комісії юрособи самостійно за погодження з Експертно-перевірною комісією державного архіву, за місцем перебування на обліку.

Якщо така угода укладається між роботодавцем та конкретним працівником, то вона може формуватися в особову справу працівника і зберігатися аж 75 років. Тоді у номенклатурі справ окремо виділяти її не потрібно.

Щоб точніше визначити строк зберігання, все ж таки необхідно провести експертизу цінності зазначеного документа, з"ясувати - наскільки важлива інформація, зафіксована в цій угоді, і наскільки потрібно зберігати її тривалий час.

Раді допомогти, звертайтесь ще!