Щоразу, коли працівник залишає роботу раніше, ніж визначено графіком/наказом, керівник підрозділу (начальник, майстер, завідувач) готує доповідну записку на ім’я директора (або уповноваженої особи), а також заактуйте відсутність.

Зразки документів: Акт про відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності, Доповідна записка керівника про відсутністі працівника на роботі.

Для того, щоб застосувати заходи дисциплінарного стягнення, роботодавець повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмове пояснення згідно ч. 1 ст. 149 КЗпП. Доцільно це при свідках зробити. На підставі письмового пояснення роботодавець бути вирішувати, чи оголошувати догану, чи звільняти за прогул.

Більш докладний алгоритм дій зі зразками документів наведено в статті «Звільнення за прогул: детальна інструкція для роботодавців» https://kadroland.com/news/5079-zvilnennya-za-progul-detalna-instrukciya-dlya-robotodavciv