Зберігання змін контактних даних у кадровій документації працівників

Залежить від того, яке саме повідомлення Ви маєте на увазі.

Якщо мова йде про Повідомлення щодо необхідності інформування про зміну контактних даних за Законом № 2136, яке складається роботодавцем і розсилається працівникам, то його долучати до особових справ не потрібно.

Це повідомлення має тимчасовий строк зберігання – 3 роки згідно зі ст. 403 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14 (далі – Перелік № 578/5).

А якщо мова йде про повідомлення, складене працівником у разі зміни його контактних даних, зокрема адреси місцезнаходження (місця проживання), адреси електронної пошти, номерів телефону тощо, то про такі зміни працівникові слід повідомляти роботодавця шляхом подання Заяви про зміну контактних даних. Такий вид заяви – це новий документ, тому його наявність та строк зберігання не передбачені у Переліку № 578/5 та переліку документів, які формуються в особових справах працівників, визначеному у п.12 гл.2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n15.

Тому з приводу зазначених заяв рекомендуємо обрати один з двох варіантів:

• тимчасово долучати їх до особових справ відповідних працівників до моменту звільнення;
• передбачити у номенклатурі справ відділу кадрів нову справу із заголовком «Заяви працівників про зміну фактичного місця проживання та інших контактних даних».

Раді допомогти, звертайтесь ще!