🚀 Відео, документи та AI-Консультант — усе для вашої зручності в одному місці
Автоматизація прийому працівників: зберігання особових справ і документи
На підприємстві планується автоматизувати процес прийому працівника, тобто підписання документів для особової справи будуть підписуватись в електронному вигляді. Яким чином згідно законодавства необхідно буде зберігати особову справу? Чи буде порушенням, якщо старі особові справи будуть зберігатися в сейфах, а новоприйнятих працівників в електронному вигляді на серверах? Чи їх необхідно буде все ж друкувати? Якщо так, чи потрібно завіряти документи підписані електронними підписом?
Підприємства, що запроваджують електронний документообіг, мають створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання у двох формах: паперовій та електронній згідно п. 4 розділу 1 Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#n25.
У системах електронного документообігу документи мають зберігатися у спеціальному текстово-графічному форматі — PDF/A-1 (Portable Document Format/Archival-1) з розширенням *.pdf згідно Переліку форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1422-14#Text. Оскільки кадровик вносить актуальні відомості до облікових форм особової справи — внутрішнього опису та доповнення до особового листка з обліку кадрів, то, тут важливо, щоб мати можливість редагувати PDF-файл, якщо це можливо, то можна зберігати у двох форматах.
Регламентують питання електронного та паперового документообігу в інструкції з діловодства, тому допускається змішана система зберігання: до певної дати (наприклад, до 01.09.2025 р.) – паперові особові справи,
після запровадження електронного документообігу – електронні.
Оскільки друкувати особову справу доведеться, паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи. Тобто паперовою копією оригіналу електронного документа є візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчують у порядку, встановленому власною інструкцією з діловодства. Напис про засвідчення паперової копії електронного документа чи окремого його реквізиту складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії. Напис проставляють нижче реквізиту підпис, наприклад:
Згідно з оригіналом
Старший інспектор з кадрів
Підпис Катерина КРАВЧУК
Дата
Раді допомогти, звертайтесь ще!
Зразок Наказу про підписання кадрових документів у ВЧАСНО
Зміни до Порядку 1487: обов'язки відповідальних та вебінар
Чи потрібно повторно звірятися з ТЦК до 1 грудня
Графік відпусток: чи допустиме порушення у плануванні
Оформлення переведення працівника на 0,75 ставки слюсарем-ремонтником
Чи можу я підписувати документи військового обліку за довіреністю
Перевірка військово-облікових документів: паперова та електронна форми
Чи повинні військовозобов'язані жінки ініціювати проходження ВЛК
Військовий облік: як правильно вказувати адреси проживання чоловіків
В Додатку 5 можно указывать ЛИБО место прописки ЛИБО место проживания в данный момент.
В Резерв+ указывается только один из адресов (какой укажет мужчина при заполнении Резерва?), поэтому узнать изменился ли адрес я не могу , только если мужчина сам…
Вказівка у військовому обліку при наявності витягу Резерв+
Порядок подання повідомлення про прийняття на роботу до ПФУ
2. чи є інструкція на платформі по заповненню…
Процедури кадрового обліку під час ліквідації підприємства: важливі аспекти
Хто має підписувати списки військовозобов'язаних: інспектор чи відповідальна особа
Чи має право звільнений працівник на безкоштовну відпустку
Повідомлення до ТЦК про виключення працівника з військового обліку
Необхідність з'ясування доходу працівника при оформленні на роботу
Як отримати дані з Реєстру для військового обліку працівника
Необхідність попереднього медичного огляду для нового водія автотранспорту
Дії кадровика при зміні посади під час декретної відпустки
Людину прийнято на державну службу на посаду категорії Б підкатегорія Б3 на час дії військового стану. Через рік після прийняття вона йде в декрет по догляду за дитиною до досягнення 3-х років. При перебуванні її в декреті…
