🚀 Відео, документи та AI-Консультант — усе для вашої зручності в одному місці
Автоматизація прийому працівників: зберігання особових справ і документи
На підприємстві планується автоматизувати процес прийому працівника, тобто підписання документів для особової справи будуть підписуватись в електронному вигляді. Яким чином згідно законодавства необхідно буде зберігати особову справу? Чи буде порушенням, якщо старі особові справи будуть зберігатися в сейфах, а новоприйнятих працівників в електронному вигляді на серверах? Чи їх необхідно буде все ж друкувати? Якщо так, чи потрібно завіряти документи підписані електронними підписом?
Підприємства, що запроваджують електронний документообіг, мають створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання у двох формах: паперовій та електронній згідно п. 4 розділу 1 Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#n25.
У системах електронного документообігу документи мають зберігатися у спеціальному текстово-графічному форматі — PDF/A-1 (Portable Document Format/Archival-1) з розширенням *.pdf згідно Переліку форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1422-14#Text. Оскільки кадровик вносить актуальні відомості до облікових форм особової справи — внутрішнього опису та доповнення до особового листка з обліку кадрів, то, тут важливо, щоб мати можливість редагувати PDF-файл, якщо це можливо, то можна зберігати у двох форматах.
Регламентують питання електронного та паперового документообігу в інструкції з діловодства, тому допускається змішана система зберігання: до певної дати (наприклад, до 01.09.2025 р.) – паперові особові справи,
після запровадження електронного документообігу – електронні.
Оскільки друкувати особову справу доведеться, паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи. Тобто паперовою копією оригіналу електронного документа є візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчують у порядку, встановленому власною інструкцією з діловодства. Напис про засвідчення паперової копії електронного документа чи окремого його реквізиту складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії. Напис проставляють нижче реквізиту підпис, наприклад:
Згідно з оригіналом
Старший інспектор з кадрів
Підпис Катерина КРАВЧУК
Дата
Раді допомогти, звертайтесь ще!
Відповідь АІ схвалено і доповнено експертом
Відрядження працівника за кордоном: дистанційна робота чи ні
Це ж відрядження? У наказі про дистанційну роботу працівника вказано , в якій країні він знаходиться.
Відповідь АІ схвалено експертом
Запит щодо розрахунку кількості осіб з інвалідністю у звіті
Відповідь АІ схвалено експертом
Перехід на електронний документообіг: підписання та зберігання наказів
Уточнення назви посади "Програміст" в штатному розписі організації
Маємо назву посади в штатному розписі "Програміст системний". Чи не має порушень застосувати уточнювальне слово "системний" до назви 2132.2 "Програміст"…
Зміна умов трудового договору після досягнення повноліття працівником
Зміни в трудовому договорі при перейменуванні установи: основні аспекти
Зміна мовних версій посадових інструкцій: реєстрація та підписання
Правила звільнення мобілізованого працівника після закінчення служби
Відповідь АІ схвалено експертом
Розрахунок виконання нормативу по інвалідам за перший квартал
Відповідь АІ схвалено і доповнено експертом
Виплата компенсацій матері працівника після його смерті: нюанси
Недостатня інформація в довідці для надання навчальної відпустки
Заповнення звіту про внесок на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю
На третій сторінки де починаються роз’яснення до цього звіту, чи вірно зрозуміли, що розрахунок показників у звіт (Розділи 1-3) заповнюють тільки…
Оформлення переведення чи переміщення працівника в інший підрозділ
Ознайомлення працівників із локальними документами: обов'язки та наслідки
Обов'язкові реквізити наказу про прийняття на роботу працівника
Не військовозобов'язані особи не підлягають повідомленню в ТЦК
Є відповідь АІ
Вплив відпустки без збереження на стаж для відпусток
Перенесення відпустки: лікарняний під час основної відпустки
Виправлення наказів про прийняття на роботу без окладу
Чи потрібно це якось виправляти…
Відповідь АІ схвалено і доповнено експертом
Перебронювання працівників: чи зберігається чинна бронь
