Підприємства, що запроваджують електронний документообіг, мають створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання у двох формах: паперовій та електронній згідно п. 4 розділу 1 Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#n25.

У системах електронного документообігу документи мають зберігатися у спеціальному текстово-графічному форматі — PDF/A-1 (Portable Document Format/Archival-1) з розширенням *.pdf згідно Переліку форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1422-14#Text. Оскільки кадровик вносить актуальні відомості до облікових форм особової справи — внутрішнього опису та доповнення до особового листка з обліку кадрів, то, тут важливо, щоб мати можливість редагувати PDF-файл, якщо це можливо, то можна зберігати у двох форматах.

Регламентують питання електронного та паперового документообігу в інструкції з діловодства, тому допускається змішана система зберігання: до певної дати (наприклад, до 01.09.2025 р.) – паперові особові справи,
після запровадження електронного документообігу – електронні.

Оскільки друкувати особову справу доведеться, паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи. Тобто паперовою копією оригіналу електронного документа є візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчують у порядку, встановленому власною інструкцією з діловодства. Напис про засвідчення паперової копії електронного документа чи окремого його реквізиту складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії. Напис проставляють нижче реквізиту підпис, наприклад:

Згідно з оригіналом

Старший інспектор з кадрів

Підпис Катерина КРАВЧУК

Дата

Раді допомогти, звертайтесь ще!