Початок роботи кадровика в невеликій офтальмологічній клініці

Так, обовʼязково.

1. Обовʼязок документа. Нагадумо, номенклатура справ — це обов’язковий для кожної юрособи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (п. 2 розд. І Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n17).

Складати номенклатуру справ повинні всі підприємства (незалежно від їх розміру).

Серед видів номенклатур справ розрізняють, зокрема, такі види (п. 2 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n438):

— номенклатура справ підприємства;

— номенклатура справ структурного підрозділу.

2. Форма документа. Оскільки у Вас немає підрозділів, формуватиметься лише номенклатура справ підприємства.

За нормою п. 12 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n438 номенклатура справ підприємства складається за уніфікованою формою, наведеною в додатку 10 до цих Правил https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n1434. При цьому її складають на рік. Оскільки Ваше підприємство новостворене, тобто його утоворили наприкінці 2025 року, треба складати номенклатуру справ на 2026 рік.

3. Принцип побудови. У разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) у безструктурному підприємстві між її працівниками використовується функціональний принцип побудови номенклатури справ. Розділи і підрозділи номенклатури справ підприємства, побудованої за таким принципом, відображають її функції та напрями діяльності і розміщуються у номенклатурі за ступенями їх важливості (організація роботи, планування, фінансування, прогнозування тощо).

4. Порядок заповнення. Керуємося п. 13 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n438.

Графа 1. Проставляють індекс кожної справи. Оскільки у Вас немає підрозділів, він, матиме порядковий номер справи: "01", "02", 03" тощо.

Графа 2. Зазначають заголовки справ (томів, частин), які повинні чітко в короткій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи. Формулювання заголовків можна брати з Переліку № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14 .

В заголовках справ не дозволяється вживати неконкретні формулювання («матеріали», «вхідна кореспонденція», «фінансова документація» тощо).

Водночас допускається застосування терміна «документи», після якого в дужках слід указати основні види документів справи і питання, якого вони стосуються. Приміром: «Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати».

Елементи, з яких складається заголовок справи, розміщують у такій послідовності:

1) назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) або виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо);

2) автор документів (найменування підприємства, структурного підрозділу);

3) кореспондент або адресат (найменування підприємства, якому адресовані або від якого надійшли документи);

4) стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа);

5) назва регіону (території), з яким пов’язаний зміст документа;

6) дата (період), до якої належать документи справи;

7) вказівки на наявність копій документів у справі (за необхідності).

Особові картки працівників і особові справи обліковують не за номенклатурою справ, а за спеціальними обліковими формами. Тому в номенклатурі справ лише двома окремими позиціями (без деталізації щодо працівників) буде зазначено:

• "Особові картки працівників";


• "Особові справи".

При розміщенні заголовків справ у номенклатурі враховують важливість документів, включених у справу, їх взаємозв’язок. Послідовно розташовують заголовки справ щодо:

— організаційно-розпорядчої документації (приміром, «Накази з основної діяльності за 2026 рік»);

— планово-звітної документації (приміром, «Річний план роботи з військового обліку на 2026 рік»);

— документів (приміром, «Табелі обліку використання робочого часу», "Графіки відпусток» тощо);

— листування (приміром, "Листування з питань військового обліку та бронювання»);

— обліково-довідкових видів документів (книги, журнали, картотеки, реєстри). Наприклад, «Журнал реєстрації наказів із кадрових питань тривалого строку зберігання» тощо. А також саму номенклатуру справ.

У кожній із цих груп документи розміщують також з урахуванням важливості і строків зберігання (довготривалого чи тимчасового зберігання).

Графа 3. Заповнюють наприкінці 2026 року, коли відома кількість сформованих томів, частин справи. При складанні номенклатури справ ця графа залишається порожньою.

Ці дані відображають також у підсумковому записі, який обов’язково оформлюють після закінчення діловодного 2026 року.

Графа 4. Вказують терміни зберігання справ та посилання на статті документів, якими вони визначені (зокрема, Переліком № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14 ).

Графа 5. Роблять відмітки про:

— перехідні справи (ведуться протягом кількох років);

— форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана);

— посадових осіб, відповідальних за формування справ;

— місце зберігання справи;

— примітки з Переліку № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14, якщо вони уточнюють строки зберігання документів, тощо.

5. Підписання, візування та погодження. П. 14 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n438 визначає, що номенклатура справ підприємства підписується керівником служби діловодства підприємства (тобто осисто Вами), візується посадовою особою, відповідальною за архів (тобто осистов Вами) та схвалюється екпертною комісією (ЕК) підприємства. Задля її стоворенння скористайтеся Методрекомендаціями № 6 https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0065843-19#n12.

Новостворені підприємства незалежно від форми власності повинні не пізніше одного року з початку діяльності подати схвалену ЕК установи номенклатуру справ на розгляд ЕПК (ЕК) відповідної держархівної установи, архівного відділу міськради, у зоні комплектування яких вони перебувають, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до Національного архивного фонду (НАФ).

Підприємства, у діяльності яких не утворюються документи НАФ (а це Ваша офтальмологічна клініка) та до того ж, у Вас відсутне підприємствто вищого рівня. Тому номенклатура справ схвалюється власною ЕК офтольмалогогічної клініки.

Номенклатура справ затверджується керівником підприємства. З огляду на п. 17 л. 1 розд. IV Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n438 Ваше підприємство складає номенклатуру справ у двох примірниках:

— перший (недоторканний) примірник номенклатури справ зберігається у службі діловодства (тобто особисто у Вами);

— другий — використовується службою діловодства як робочий (тобто особисто у Вами).

Номенклатура справ підприємства не пізніше грудня 2005 року затверджується керівником підприємства та вводиться в дію з 01.01.2026. На цьому наголошує п. 21 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n438 .

Протягом 2026 року Ви особисто забезпечуєте ведення номенклатури справ, зокрема за необхідності вносите до неї, не передбачені чинною номенклатурою справ (які позапланово зʼявилися у 2026 році), застосовуючи при цьому резервні номери наприкінці номенклатури. Не забувайте про таку можливість, яку надає п. 19 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n438

Раді допомогти, звертайтесь ще!