Чи дійсні скановані документи, підписані керівником за кордоном

Так, мають. Але такий спосіб обміну документами має бути зафіксовано у внутрішніх документах підприємства.

Як у мирний час, так і в умовах воєнного стану роботодавець та працівник можуть обмінюватися документами, підписаними за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Таку процедуру застосовуємо відповідно до частини 3 статті 29 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n175. Однак, КЕП нині мають поодинокі працівники здебільшого офісних професій. Для тих, у кого КЕП немає, є інший варіант — спрощений обмін документами через засоби електронного зв’язку.

Наразі можемо керуватися ст. 7 ЗУ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n27, де передбачена можливість використання альтернативних способів обміну кадровими документами, що визначаються за згодою сторін. Розяснення Мінекономіки також підтверджує, що під час воєнного стану допускається оформлення кадрових документів шляхом обміну електронними копіями (сканами, фото тощо), якщо це передбачено внутрішнім порядком роботодавця.

Для використання альтернативного способу обміну кадровими документами потрібно видати наказ про організацію документообігу (або внести зміни до інструкції з діловодства), де зазначити: що

на підприємстві дозволяється використання сканованих копій документів для оперативного виконання (накази, розпорядження тощо у вигляді сканів/фото з власноручним підписом);
визначити канали передачі (ел. пошта, месенджери);
вважати такі документи дійсними під час воєнного стану;

Якщо кадрова документація ведеться в електронній формі (відповідно до законодавства), треба застосовувати КЕП.

Отже,керівник, перебуваючи за кордоном, власноруч підписує наказ на папері, робить скан/фото та надсилає на корпоративну пошту/месенджер. Такий документ у період воєнного стану може виконувати функцію оригіналу (за умови, що підприємство видало внутрішній наказ про альтернативний обмін документами).
Кадровик зберігає отриманий файл у електронній справі, або ж може вести журнал, або просто зберігати поштові повідомлення з датами й адресами відправника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!