Запровадження електронного документообігу: питання щодо підписання документів
Виникає ряд питань:
1. Чи можна частково за необхідності одні документи, підписувати фізично, інші з накладанням ЕЦП?
2. Якщо ведеться книга наказів, то потрібно документ електронно підписаний роздруковувати з протоколом підписів?
Розглянемо відповіді на Ваші запитання.
1. Так. Законодавство не забороняє змішану форму документообігу.
Важливо визначити в Інструкції з діловодства, які саме кадрові документи ви переводите в електронний формат (наприклад, заяви, накази про відпустки, переведення тощо).
2. Законодавство прямо не вимагає друкувати протокол перевірки КЕП.
Підприємства, що запроваджують електронний документообіг, мають створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання у двох формах: паперовій та електронній згідно п. 4 розділу 1 Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#n25.
Паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи. Тобто паперовою копією оригіналу електронного документа є візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчують у порядку, встановленому власною інструкцією з діловодства. Напис про засвідчення паперової копії електронного документа чи окремого його реквізиту складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії.
Раді допомогти, звертайтесь ще!
Отримайте відповідь від 15 хвилин!
Послуга Особистий консультант доступна лише передплатникам пакетів Професіонал, Преміум, Преміум ПРО.
Приєднуйтесь до передплатників і отримуйте експертну підтримку в будь-який час!
Оплата зарплати мобілізованим працівникам: законодавчі нюанси та документи
Чи вплине бронювання на військовий облік працівника з іншого підприємства
Чи надається відпустка працівнику після зміни посади
Чи потрібна заява для визначення дня відпочинку керівнику
Чи можуть прибиральники працювати в медичному центрі різних відділів
Чи надається день відпочинку за здачу крові на роботі
Перевірка військового обліку: відповідальність директора та документи для перевірки
Як виправити пропущений запис про переведення в трудовій книжці
Дії щодо призовника, що перебуває у відрядженні під час обліку
Дії при звільненні працівника та військовому обліку: рекомендації
Чи можна затвердити відпустку після початку лікарняного по вагітності
Облік мобілізованих працівників: чи потрібне мобілізаційне розпорядження
Як правильно відобразити працівника на 0,5 ставки в штаті
Дії відповідального за військовий облік при виклику працівника
ФОП: можливість отримання статусу критичного та бронювання працівників
Проблеми з класифікацією посад юрисконсульта та юриста в обліку
