Запровадження електронного документообігу: питання щодо підписання документів

Розглянемо відповіді на Ваші запитання.

1. Так. Законодавство не забороняє змішану форму документообігу.

Важливо визначити в Інструкції з діловодства, які саме кадрові документи ви переводите в електронний формат (наприклад, заяви, накази про відпустки, переведення тощо).

2. Законодавство прямо не вимагає друкувати протокол перевірки КЕП.

Підприємства, що запроваджують електронний документообіг, мають створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання у двох формах: паперовій та електронній згідно п. 4 розділу 1 Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#n25.

Паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи. Тобто паперовою копією оригіналу електронного документа є візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчують у порядку, встановленому власною інструкцією з діловодства. Напис про засвідчення паперової копії електронного документа чи окремого його реквізиту складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії.

Раді допомогти, звертайтесь ще!