Електронне звіряння списків у Дії вже працює: як отримати, актуалізувати та зафіксувати дані

1. Три електронні послуги для роботодавців
2. Етап 1. Отримуємо відомості з Реєстру
3. Етап 2. Актуалізуємо дані працівників
4. Етап 3. Формуємо контрольний список
5. Етап 4. Фіксуємо проведення звіряння
6. Чи замінює актуалізація повідомлення за додатком 4
7. А як через Дію повідомити про зміну прізвища
8. Хто може скористатися електронними послугами
9. Коли паперовий порядок залишається
10. Практичний алгоритм для роботодавця
11. Висновки

Три електронні послуги для роботодавців

Міністерство оборони 13 серпня 2026 року повідомило, що підприємства, установи та організації відтепер можуть звіряти й оновлювати дані військового обліку працівників через Портал Дія.

Підставою для запуску нового функціоналу стали зміни до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487). Правила електронного звіряння та актуалізації даних містяться у новому додатку 28-1 до Порядку №1487.

На Порталі Дія роботодавцям доступні три окремі послуги:

1. Отримання відомостей персонального обліку з Реєстру військовозобов’язаних.
2. Актуалізація відомостей персонального обліку працівників.
3. Фіксація відомостей персонального обліку.

Отже, всю процедуру можна описати трьома діями:

Отримати → Актуалізувати → Зафіксувати

Проте за кожною із цих дій стоїть окремий етап, який роботодавець має пройти та належним чином завершити.

Етап 1. Отримуємо відомості з Реєстру

Перша послуга дає змогу юридичній особі або її відокремленому підрозділу отримати з Реєстру відомості персонального обліку працівників.

Такі дані потрібні роботодавцю для:

1. перевірки актуальності інформації про працівників;
2. порівняння даних Реєстру зі списками персонального військового обліку;
3. виявлення прийнятих працівників, яких немає в Реєстрі за цим місцем роботи;
4. виявлення звільнених працівників, які продовжують значитися за підприємством;
5. підготовки та проведення щорічного звіряння списків (якщо вірити повідомленням МОУ – це один з етапів такого звіряння).

Для отримання інформації уповноважена особа авторизується на Порталі Дія за допомогою електронного підпису, формує заяву, перевіряє та підписує її (гортайте нижче ми показали усі етапи).

У результаті електронної взаємодії Реєстру з іншими державними інформаційними ресурсами формується перелік працівників, які, за наявними в держави відомостями, перебувають у трудових відносинах із підприємством. Відомості ви одержите у формі електронної таблиці (див. на малюнку).

Але, як ми бачимо, тут не вистачає інформації:

1. про стать (водночас це не передбачено у додатку 28-1);
2. унікальний номер з реєстру Оберіг (21 цифра);
3. відомостей про посаду;
4. реквізитів наказу про прийняття на роботу за зазначеною посадою.

Водночас саме ці відомості роботодавець має порівнювати зі своїми списками персонального військового обліку.

Етап 2. Актуалізуємо дані працівників

Якщо роботодавець виявив розбіжності, потрібно скористатися послугою «Актуалізація відомостей персонального обліку працівників».

Функціонал Дії дозволяє обрати один із трьох типів змін:

1. додати працівника;
2. видалити працівника;
3. редагувати відомості працівника.

Фактично під однією послугою об’єднано дві процедури:

1. усунення розбіжностей, виявлених під час електронного звіряння;
2. повідомлення про прийняття, звільнення або зміну окремих облікових даних.

Розглянемо кожну дію окремо.

Додаємо прийнятого працівника

Якщо працівник фактично працює на підприємстві, але його немає у відомостях Реєстру за цим місцем роботи, роботодавець обирає дію «Додати працівника».

Для ідентифікації особи у повідомленні зазначають:

1. прізвище, власне ім’я та по батькові за наявності;
2. дату народження;
3. РНОКПП;
4. за відсутності РНОКПП з релігійних переконань – серію та номер паспорта.

Після подання повідомлення Реєстр перевіряє:

1. чи перебуває особа на військовому обліку;
2. чи підтверджується її працевлаштування відомостями Пенсійного фонду України.

Якщо інформація підтверджена, дані про місце роботи оновлюються автоматично.

Видаляємо звільненого працівника

Якщо у відомостях Реєстру залишається працівник, з яким трудові відносини вже припинено, роботодавець обирає дію «Видалити працівника».

Факт звільнення також перевіряється через відомості Пенсійного фонду України.

Якщо припинення трудових відносин підтверджено, інформація про місце роботи працівника оновлюється в Реєстрі.

Редагуємо відомості працівника

Фактично реалізований функціонал Дії дозволяє роботодавцю змінити:

1. адресу зареєстрованого місця проживання (прописку);
2. адресу фактичного місця проживання;
3. посаду;
4. номер наказу;
5. дату наказу.

Це загалом відповідає п. 8 Правил, визначених в додатку 28-1, який передбачає подання через Дію відомостей про зміну:

1. адреси фактичного місця проживання;
2. адреси задекларованого або зареєстрованого місця проживання;
3. реквізитів наказу про призначення на посаду.

При цьому військово-облікові дані, джерелом яких є ТЦК та СП, роботодавець через цей сервіс самостійно не змінює.

Скільки опрацьовуватимуть зміни

У додатку 28-1 до Порядку №1487 передбачено, що протягом 72 годин із моменту надсилання повідомлення Реєстр автоматично перевіряє та оновлює інформацію.

На сторінці послуги в Дії строк сформульовано дещо інакше:

1. автоматичне опрацювання;
2. або до трьох робочих днів, якщо потрібне опрацювання ТЦК та СП.

Отже, можливі три результати.

Зміни підтверджено

Якщо дані підтвердилися через інші державні інформаційні ресурси, вони оновлюються в Реєстрі автоматично.

Потрібна додаткова перевірка ТЦК

Якщо зміни неможливо підтвердити автоматично або вони потребують додаткової перевірки, інформацію опрацьовує оператор ТЦК, у якому працівник перебуває на військовому обліку.

За Правилами така перевірка та оновлення відомостей здійснюються протягом трьох робочих днів із дня, коли оператору стало відомо про необхідність перевірки.

Зміни відхилено

Якщо дані не підтверджені, до Порталу Дія надходить повідомлення про відхилення змін із зазначенням причини.

Якщо інформація не пройшла арифметичний або формато-логічний контроль, її уточнення через Дію припиняється.

Важливо враховувати, що 72 години – це строк опрацювання, а не гарантія автоматичного внесення змін.

Етап 3. Формуємо контрольний список

Після електронної взаємодії Реєстру з іншими державними інформаційними ресурсами формується контрольний список працівників, які перебувають у трудових відносинах із підприємством і підлягають персональному військовому обліку.

Якщо на момент формування контрольного списку підприємство ще не отримало результату розгляду поданих змін, до списку включаються відомості з повідомлення про зміну даних. Це означає, що відсутність остаточної відповіді щодо окремого працівника не обов’язково блокує формування контрольного списку.

Проте перед завершенням звіряння роботодавцю потрібно уважно перевірити:

1. чи всі працевлаштовані працівники включені до списку;
2. чи немає у ньому звільнених осіб;
3. чи відповідають дані спискам персонального військового обліку;
4. чи правильно зазначені адреси та посади працівників;
5. чи отримані результати опрацювання поданих змін.

Етап 4. Фіксуємо проведення звіряння

Фінальним етапом є послуга «Фіксація відомостей персонального обліку».

Роботодавець повинен:

1. підтвердити відомості про працівників;
2. підтвердити достовірність поданої інформації про зміни;
3. зазначити найменування ТЦК, на території відповідальності якого розташоване підприємство;
4. підписати повідомлення електронним підписом.

Якщо повідомлення сформувала відповідальна за ведення військового обліку особа, його додатково підписує керівник або уповноважена особа.

Після підписання повідомлення блокується для редагування.

Саме блокування повідомлення підтверджує проходження звіряння та завершення відповідного циклу.

Тому недостатньо лише отримати інформацію з Реєстру або виправити окремі дані. Щоб звіряння вважалося завершеним, його потрібно окремо зафіксувати через відповідну послугу.

Чи замінює актуалізація повідомлення за додатком 4

Пункт 34 Порядку №1487 передбачає подання повідомлення про зміну облікових даних за формою додатка 4, зокрема у разі:

1. прийняття на роботу;
2. звільнення з роботи;
3. завершення навчання;
4. відрахування із закладу освіти.

За наявності технічної можливості таке повідомлення подається засобами Порталу Дія за процедурою, встановленою додатком 28-1, або через кабінет персонального обліку.

Повідомлення, подане електронно, додатково в паперовій формі не дублюється.

Наразі до кінця не зрозуміло, чи замінює актуалізація даних у Дії (додавання працівника, видалення працівника або редагування відомостей про нього) подання повідомлення за додатком 4.

Далі розглянемо, як може працювати новий функціонал. Проте до отримання офіційних роз’яснень радимо поки що не відмовлятися від подання повідомлення про зміну облікових даних у паперовій формі.

Ми також готуємо окрему статтю, в якій розберемо, чому у редакції виникли сумніви щодо того, чи справді актуалізація даних у Дії повністю замінює подання додатка 4.

Функціонал Порталу Дія дозволяє наступне:

Тобто роботодавець не прикріплює заповнений додаток 4 окремим файлом. Він формує електронну заяву через послугу актуалізації, а подане повідомлення замінює паперовий додаток 4.

Водночас електронна форма подання не змінює встановлених Порядком №1487 строків:

1. про прийняття або звільнення повідомляють протягом семи днів із дня видання відповідного наказу;
2. про інші зміни облікових даних повідомляють у строки, визначені Порядком №1487.

Зазначені на сторінці Дії «10 хвилин» – це орієнтовний час, необхідний для заповнення заяви, а не строк виконання обов’язку роботодавцем.

А як через Дію повідомити про зміну прізвища

У повідомленні МОУ серед даних, які тепер можна передавати онлайн, прямо названо зміну прізвища працівника.

Проте тут виникає неузгодженість.

Пункт 8 додатка 28-1 не називає прізвище серед відомостей, які роботодавець може змінити через Портал Дія. ПІБ, дата народження та РНОКПП зазначаються у повідомленні насамперед для ідентифікації працівника.

Фактично доступна форма Дії також дозволяє обрати лише:

1. адресу зареєстрованого місця проживання;
2. адресу фактичного місця проживання;
3. посаду;
4. номер наказу;
5. дату наказу.

Хто може скористатися електронними послугами

Відповідно до додатка 28-1 сформувати та подати повідомлення може:

1. відповідальна за ведення військового обліку особа;
2. керівник підприємства;
3. особа, уповноважена діяти від імені юридичної особи згідно з відомостями ЄДР.

Для роботи на Порталі Дія необхідний КЕП або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті.

Якщо повідомлення сформувала відповідальна за військовий облік особа, Правила передбачають його підписання також керівником або уповноваженою особою.

Коли паперовий порядок залишається

Перехід до електронного формату не означає повної відмови від паперового військового обліку.

Якщо підприємство:

1. не має коду ЄДРПОУ;
2. не має технічної можливості скористатися електронною послугою;
3. не може передати через Дію конкретний вид змін,

застосовується передбачений Порядком №1487 альтернативний спосіб.

Електронні Правила також не поширюються на військовозобов’язаних і резервістів СБУ та розвідувальних органів.

Тому гасло МОУ про «військовий облік без паперів» слід сприймати дещо обережно. У цифровий формат переведено звіряння списків і подання окремих повідомлень, але не весь комплекс обов’язків роботодавця з ведення персонального військового обліку. Також досі немає розпіареного ще минулого року кабінету військового обліку для роботодавців.

Практичний алгоритм для роботодавця

Електронне звіряння за додатком 28-1 виглядає так:

1. Авторизуватися на Порталі Дія.
2. Скористатися послугою отримання відомостей персонального обліку.
3. Отримати дані з Реєстру та порівняти їх зі списками підприємства.
4. За наявності розбіжностей подати заяву на актуалізацію відомостей.
5. Додати прийнятих, видалити звільнених або відредагувати доступні дані.
6. Дочекатися автоматичного опрацювання або перевірки ТЦК.
7. Перевірити сформований контрольний список.
8. Скористатися послугою фіксації відомостей персонального обліку.
9. Підтвердити дані та підписати заяву.
10. Переконатися, що повідомлення заблоковано для редагування.

Лише після останнього кроку цикл електронного звіряння можна вважати завершеним.

Висновки

1. Новий функціонал Дії справді дозволяє роботодавцям провести основні етапи звіряння дистанційно: отримати відомості → актуалізувати дані → зафіксувати звіряння.
2. Через послугу актуалізації можна також повідомляти про прийняття та звільнення працівників, а також про зміну адреси, посади й реквізитів наказу. Таке електронне повідомлення замінює паперовий додаток 4 і не потребує дублювання.
3. Функціонал поки не охоплює всіх можливих змін облікових даних. Зокрема, фактична форма не містить можливості змінити прізвище або паспортні реквізити, хоча МОУ згадує зміну прізвища у своєму повідомленні.
4. Електронний військовий облік уже запрацював, але роботодавцю важливо не лише знати назви нових послуг, а й розуміти межі кожної з них та не пропускати завершальний етап – фіксацію проведеного звіряння.

Схожі публікації:

Звіряємо списки військового обліку через «Дію»: що потрібно зробити роботодавцю

Військовий облік через «Дію»: роботодавці тепер можуть оновлювати дані працівників онлайн

У «Резерв+» з’явилася «Повістка для звірки»: що це означає та чи потрібно йти до ТЦК