Втрата трудової книжки: як правильно оформити звільнення працівника

Працівник прийнятий у березні 2021 р. помер у жовтні 2025 року, при оформленні припинення трудового договору виявилося, що відділ кадрів загубив трудову книжку( спірне питання, так як зі слів кадровика трудова була взята працівником для оформлення пенсії і не повернута, але записів про це немає...)Що робити підприємству у цій ситуації? Як правильно оформити припинення трудової діяльності?

АК

Анжеліка, консультант

експерт

11.11.2025 | 03:45

Очікує відповідь

Вам нічого не потрібно робити.

Відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін'юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text), у разі втрати трудової книжки оформлюють її дублікат – незалежно від того, її втратив працівник чи вона загубилася на підприємстві. Єдина відмінність, що у разі, коли трудову книжку було втрачено на підприємстві, її дублікат оформлюється за рахунок роботодавця.

Проте якщо працівник вже помер, то в оформленні дубліката немає потреби – передати дані про припинення трудових відносин можна через ПФУ (щоправда, для цього доведеться подати до ПФУ електронне звернення, оскільки система не сприймає повідомлення про припинення трудових відносин датою, коли вона є ранішою, ніж дата видання наказу (а саме так відбувається у разі смерті працівника). Але якщо Ваше підприємство не належить до «критичних», то Ви можете й цього не робити – дані про припинення трудових відносин ПФУ отримає з Об'єднаного звіту.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

Отримайте відповідь від 15 хвилин!

Послуга Особистий консультант доступна лише передплатникам пакетів Професіонал, Преміум, Преміум ПРО.
Приєднуйтесь до передплатників і отримуйте експертну підтримку в будь-який час!

Оформити передплату