Ведення номенклатури справ при електронному документообігу у компанії

У Вас невірне уявлення про номенклатуру справ (НС).

Номенклатура справ охоплює всі справи, як паперові, так і електронні, які ведуться в компанії.

Зокрема, у підпункті 38 пункту 6 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF#n18 зазначається:

«38) формування електронних справ – групування виконаних електронних документів у справи відповідно до номенклатури справ установи.»

Зведена НС компанії має бути розроблена на рік одна з наскрізною індексацією, строки зберігання у паперових і електронних справ – однакові. Для типових управлінських документів строки слід визначати за Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14

Системи електронного документообігу (СЕД) різноманітні, тому важко порадити, як саме програмістами передбачена можливість введення НС у Вашу СЕД, автоматичне присвоєння справам індексів згідно з НС.

Обговоріть це питання з розробниками системи, поставте перед ними завдання.

Отже, за умови запровадження електронного документообігу, номенклатура справ має бути обов’язково. У графі «Примітки» до відповідних справ Ви можете позначати, які справи формуються в електронній формі, а які – у паперовій, якщо у Вас поки перехідний період у діловодстві.

Раді допомогти, звертайтесь ще!