Організація військового обліку: формування списків та копій ВОД

Ні, робити ще одну копію ВОД не потрібно.
Залишаєте актуальні ВОД , тобто вилучаєте ВОД звільнених і виключених в 2025 році і зберігаєте їх разом з списками станом на 01.01.2026

Станом на 01.01.2026 року:

1. Видаліть відомості про працівників, які звільнилися протягом року.

2. Видаліть відомості про працівників, які досягли граничного віку перебування в запасі. Виключення з військового обліку відбувається автоматично засобами ЄДРВ (п. 35 Порядку № 1487). Оскільки запис про виключення з обліку вноситься до Списків протягом 7 днів з дня досягнення граничного віку, виключіть навіть тих, хто народився 31 грудня. Ті, хто народилися 01.01 залишаться у Списках, адже з цієї дати ви маєте 7 днів, щоб тільки проставити відмітку про виключення з обліку, але не видалити інформацію.

3. Видаліть відомості про працівників, яких виключили з військового обліку з інших підстав, наприклад, за станом здоров’я. ВОД перемістіть у справу, в якій зберігаєте ВОД працівників, які були виключені (зняті) з військового обліку до досягнення граничного віку перебування в запасі.

4. Видаліть відомості про мобілізованих та працівників, які вступили на військову службу.

Порядок № 1487 не містить такої настанови, але містить іншу корисну норму. В окремій справі зберігаються копії військово-облікових документів громадян, які були виключені (зняті) з військового обліку… крім тих, які досягли граничного віку перебування в запасі (п. 38 Порядку № 1487).

Мобілізовані та працівники, які вступили на військову службу після 18.05.2024, – зняті з обліку (п. 1 ч. 5 ст. 37 Закону № 2232). Їх документи переміщаємо у цю справу і підстави залишати працівників в списку відсутні.

5. Перевірте, щоб не було порожніх граф. Якщо ВОД не містить потрібних даних – проставте відмітку про відсутність інформації.

6. Перевірте чи внесена до графи 18 інформація про направлення до ТЦК повідомлень за Додатком 4 до Порядку № 1487.

За попредні роки Ви зберігаєте лише списки.
В окремій справі зберігаються звільнені працівники.

Також окремо у Вас зберігаються копії ВОД виключених з обляку та виключених по досягненню граничного віку.

Справа зі списками та копіями ВОД до них може бути перехідною, тобто переходити на наступний рік без необхідності формувати кожного року нову справу з тими самими документами.

Строки зберігання документів з військового обліку визначені Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.

Згідно з цим переліком, для Списків персонального військового обліку та копій військово-облікових документів, що зберігаються разом з ними, встановлено строк зберігання 3 роки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!