Як правильно оформити протокол зборів трудового колективу

1. Запрошений на збори... (тут обов'язково когось треба писати?)

Ні, не обовязково.

Розділ "Запрошені" заповнюється лише тоді, коли на збори офіційно запросили сторонніх осіб, які не є працівниками колективу (наприклад, представника профспілкового органу вищого рівня, юриста зі сторони, представника органу державної влади, тощо). Якщо таких осіб не було, цей пункт просто опускається або пишеться "Запрошених немає".

2. Ні. Не потрібно окремого протоколу з підписами всіх 238 працівників.

Зазвичай Голову та секретаря зборів обирають на початку самих зборів відкритим голосуванням більшістю голосів присутніх.
Факт їх обрання фіксується першим пунктом порядку денного та першим рішенням (ухвалою) цього ж протоколу зборів.

Після цього Іванов та Петров продовжують вести збори та оформлювати цей же протокол.

Тому на початку протокола ( у шапочці ) потрібно зазначати :

"Загальна кількість працівників - 238 осіб

Присутніх на зборах - 220 осіб

Порядок денний:
1. Обрання голови та секретаря зборів.

2. ......"

Штатні посади осіб, які будуть виступати, а також посади обраних голови та секретаря потрібно вказувати. У діловодстві важливо ідентифікувати особу не лише за ПІБ, а й за її офіційним статусом або посадою в організації. Це надає документу юридичної ваги.
(наприклад, "Вирішили: Обрати секретарем Іванова Олега Івановича, менеджера з персоналу, ).

Раді допомогти, звертайтесь ще!