Як кадрові документи допоможуть запобігти розкраданню на підприємстві

У випадку виявлення розкрадання важливо не лише реагувати на конкретний факт, а й створити систему внутрішніх документів, яка дозволить притягнути винних до відповідальності та мінімізувати ризики для роботодавця. Такі документи повинні поширюватися на всіх працівників, включаючи директора.

1. Положення про матеріальну відповідальність
Доцільно розробити внутрішнє Положення про матеріальну відповідальність працівників. У ньому варто визначити:

· порядок збереження майна підприємства;

· перелік матеріально відповідальних осіб;

· порядок проведення інвентаризацій;

· механізм відшкодування шкоди.

Матеріальна відповідальність працівників регулюється нормами КЗпП (глава IX https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n753).

Також з окремими працівниками, які працюють з цінностями, укладають договори про повну матеріальну відповідальність.

2. Положення про службові розслідування
Важливо затвердити Положення про проведення службового розслідування, де визначити:

· підстави для розслідування;

· створення комісії;

· строки перевірки;

· оформлення актів і висновків.

Це дозволяє документально підтвердити вину працівника перед застосуванням дисциплінарного стягнення.

3. Посадові інструкції
У посадових інструкціях варто прямо передбачити:

· обов’язок збереження майна підприємства;

· відповідальність за порушення;

· обов’язок повідомляти про факти зловживань.

Це важливо, бо дисциплінарна відповідальність застосовується за порушення трудових обов’язків.

4. Колективний договір або правила внутрішнього трудового розпорядку
У Правилах внутрішнього трудового розпорядку або колективному договорі можна закріпити:

· заборону привласнення майна;

· обов’язок дотримання внутрішніх політик;

· порядок притягнення до матеріальної та дисциплінарної відповідальності.

5. Документи, які варто оформити при самому факті розкрадання
Щоб убезпечити роботодавця, зазвичай оформлюють:

· акт виявлення порушення;

· наказ про створення комісії;

· акт службового розслідування;

· пояснення працівників;

· наказ про притягнення до матеріальної або дисциплінарної відповідальності;

· акт інвентаризації.

Раді допомогти, звертайтесь ще!