Зміна нумерації наказів по особовому складу протягом року

Ні, посеред діловодного року змінювати, особливо оновлювати, нумерацію кадрових наказів, які ведуться з січня поточного року, дуже небажано.

Хоча прямої заборони з приводу нумерації наказів у законодавстві немає.

Але така зміна вплине на:

• порядок записів у відповідному Журналі реєстрації;
• формування самих справ з наказами, передбачених номенклатурою справ на 2026 рік;
• порядок систематизації наказів у межах справи.

А це вже буде розцінюватися як порушення архівного законодавства.

Взагалі поділ наказів на справи та додавання до порядкових номерів літерних позначень залежить від строків зберігання відповідних видів наказів.

Наприклад, накази про надання різних видів відпусток – мають різні строки зберігання, тому їх формують в різні справи – з тривалим строком зберігання (75 р.) та з тимчасовим строком (5 р.) відповідно до п. «б» ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012р. № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14 та примітки до цієї статті.

Краще це зробити з січня 2027 року, і таку зміну обов’язково врахувати в Інструкції з діловодства на підприємстві.

Ви можете написати, які саме кадрові накази у Вас створюються, я підкажу, як краще поділити їх на справи та які літерні позначення додати до порядкових номерів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!