Засвідчення копій документів для віддалених працівників: вимоги та нюанси

Ні, працівники самі не мають права засвідчувати копії особових документів.

Але всі копії особових документів, що долучаються в особові справи та є підставами для різних управлінських дій (наприклад, для отримання додаткової відпустки на пільгових умовах), мають бути засвідчені згідно з вимогами законодавства.

При влаштуванні на роботу і в подальшому при оновленні чи отриманні особових (біографічних) документів – паспорту (ID-картки), документів про освіту, посвідчень, свідоцтв тощо, працівник зобов’язаний надати (показати) роботодавцеві оригінал відповідного документа. А вже з цього оригіналу роботодавець виготовляє та самостійно засвідчує належним чином копію. Якщо працівники офіційно на підставі трудових договорів/контрактів про дистанційну/надомну роботу працюють у віддаленому форматі, то вони можуть надсилати роботодавцеві кольорові скан-копії своїх особових документів (високої якості). Роботодавець їх роздрукую та засвідчить.

Зокрема, це прописано у главі 11 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. №1000/5, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237 :

«Установа має право засвідчувати копії документів, що створюються в ній, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку.

Копії документів інших установ можуть виготовлятися і засвідчуватися установою в таких випадках:

…;

для внутрішнього використання в установі (під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою). Наприклад, установа може виготовити і засвідчити копію диплома працівника, яка потім буде підшита до його особової справи.»

Раді допомогти, звертайтесь ще!