Оформлення наказу на звільнення: нюанси копій та оригіналів

Для фіксації факту отримання працівником копії наказу про звільнення можна використовувати один з наступних варіантів:

- зробити на оригіналі наказу окрему позначку про отримання працівником копії наступного змісту: «Копію наказу отримав, найменування посади, особистий підпис, власне ім’я та прізвище працівника, дата отримання»;
- завести для фіксації фактів отримання копій наказів окремий журнал довільної форми;
- фіксувати факт отримання копій наказів в особових картках працівників форми П-2, наприклад, у розділі «Додаткові відомості». У цьому розділі працівник власноруч ставить напис «Копію наказу про звільнення отримав», ставить свій підпис та дату отримання.

Фраза «Копію наказу отримав» може бути як надрукована, так і написана власноруч.

Відповідно до ст. 47 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n310) роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівнику, зокрема, копію наказу (розпорядження) про звільнення. Вимоги щодо порядку оформлення копій документів визначаються Правилами організації діловодства та положеннями ДСТУ 4163:2020, згідно з якими копія документа повинна бути засвідчена написом «Згідно з оригіналом», містити підпис уповноваженої особи, її ПІБ та дату засвідчення. Також у верхньому правому кутку має бути відмітка «Копія».

При цьому законодавство не встановлює єдиного обов’язкового способу фіксації факту отримання працівником копії наказу про звільнення. Сам факт видачі копії є окремою юридичною дією, яка відрізняється від факту ознайомлення працівника з наказом.

Раді допомогти, звертайтесь ще!