Оптимізація штатного розпису: архіваріус і секретар навчальної частини

Так, якщо посадова інструкція секретаря не містить обов’язків архіваріуса, то можна доповнити посадову інструкцію такими обов'язками.

Але, якщо потрібно доповнити посадові інструкції стосовно вже працюючих у роботодавця працівників, то для них зміна посадових обов’язків – це зміна істотних умов праці.
Такі зміни регламентує ст. 32 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n188. За мирних часів про такі зміни необхідно було повідомляти працівника не пізніше ніж за два місяці. Але у період воєнного стану діє особливе правило, встановлене ч. 2 ст. 3 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n12). Згідно з цим правилом у період дії воєнного стану повідомлення працівника про зміну істотних умов праці , передбачених ч. 3 ст. 32 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n188), здійснюється не пізніше як до запровадження таких умов.Отже, нині можливо попередити працівника про зміну посадової інструкції навіть за один день – сьогодні ознайомили, а з завтрашнього числа запроваджуються нові правила.
Тож оформіть наказ про зміну істотних умов праці, Наказ щодо повідомлення працівників про зміни істотних умов праці https://new.kadroland.com/events/797/2052 та повідомте працівника про зміну істотних умов до того, як їх запровадите згідно ч. 2 ст. 3 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n12. Якщо працівник погоджується зі зміною обов’язків, підготуйте проєкт Наказ про внесення змін до посадової інструкції. Згоду працівника вкажіть як підставу для видання наказу. Розробіть нові посадові (робочі) інструкції і ознайомте працівників.

Буде корисною стаття - https://kadroland.com/news/1402-zmina-istotnix-umov-praci-pid-cas-vojennogo-stanu

Другий варіант це ввести посаду архіваріуса, оформіть відповідні зміни до штатного розпису. Тоді за вакантною посадою можна оформити окермий трудовий договір за сумісництвом. Тоді секретар продовжить виконувати свої обов'язки, а архіваріус займеться архівними справами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!