Дистанційне ознайомлення працівника з інструктажами: чи потрібен акт

Ні, цього буде не достатньо.

Вступний та первинний інструктажі можуть проводитися дистанційно, з використанням інформаційно-комунікаційних технологій (скан-копії, підписані ЕЦП/КЕП), зокрема шляхом відеозв’язку. У такому разі підтвердженням проведення інструктажів вважається факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем та працівником.

Наприклад можна отримати підтвердження через електронний скан. Надішліть йому інструкції, попросіть роздрукувати, підписати, сфотографувати/відсканувати і надіслати назад.

Акт не є обов'язковим, якщо є підписані ЕЦП інструкції або відеозапис відеозустрічі з підтвердженням особи. Але на практиці рекомендовано складати такий документ, щоб підтвердити факт проведення з працівником інструктажів (якщо працівник не має ЕЦП). Акт складається в довільній формі.

Зразок Акта

Цей Акт складено про те, що інженер з охорони праці (ПІБ) провів дистанційний вступний інструктаж та первинний інструктаж на робочому місці (водія автотранспортних засобів) з працівником (ПІБ працівника) за допомогою засобів відеозв'язку (Viber/Zoom/Teams).
Працівник ознайомлений з вступним інструктажем з ОП; Інструкцією з ОП №__ для водіїв; Правилами пожежної безпеки (та інше перераховуєте)

Знання перевірено, працівник засвоїв матеріал.
Працівник зобов'язується підписати журнали інструктажів при першій особистій зустрічі.
Інженер з ОП: __________ (підпис)
Працівник (водій): __________ (підпис)
Примітка: Водій підтверджує ознайомлення, відправляючи скан цього акта з підписом через месенджер.

При дистанційній роботі журнал реєстрації інструктажів на робочому місці, який має зберігатися у безпосереднього керівника, краще вести в електронному вигляді з наступним підписанням.

Раді допомогти, звертайтесь ще!