Перелік обов’язкових документів для кадровика на ТОВ

Для усіх ТОВ немає універсального переліку обов’язкових положень, але дійсно є «мінімальний набір» локальних нормативних актів, які фактично обов’язкові, бо їх наявність прямо або опосередковано вимагає законодавство. Передусім, це такі положення:

- Положення про структурні підрозділи (відділи, сектори, групи тощо), а також положення про відокремлені структурні підрозділи (відділення, філіали тощо) за умови структурного поділу підприємства. Звичайно, якщо підприємство немає визначеної структури, то і положень відповідних не буде.

- Положення про колегіальні дорадчі органи (правління або дирекцію, або раду директорів, наглядову раду, експертну комісію тощо). Для кожного колегіального органу ТОВ розробляється відповідне положення.

- Положення про систему управління охороною праці (СУОП),

- Положення про службу охорони праці,

- Положення про порядок проведення навчання і перевірки знань з питань охорони праці.

Якщо в ТОВ не укладено Колективного договору (жодна зі сторін не виявила ініціативи щодо його укладення), то обов’язково потрібно мати його «замінники», зокрема:

- Правила внутрішнього трудового розпорядку,

- Положення про оплату праці,

- Положення про преміювання працівників,

- Положення про облік використання робочого часу працівників,

- Положення про відпустки працівників

- Положення про захист персональних даних.

Ці Положення дозволять урегулювати важливі моменти й зведуть до мінімуму ризик спорів між роботодавцем і працівниками.

Якщо працівники ТОВ періодично направляються у відрядження, то має бути Положення про відрядження.

Якщо на підприємстві є працівники, які виконують роботу дистанційно та/або надомн), то має бути Положення про дистанційну/надомну роботу.

Крім того, перелік додаткових положень, які мають бути затверджені на підприємстві залежить від специфіки його діяльності (аграрна, логістична, торговельна, фармакологічна тощо).

З приводу внесення їх у номенклатуру справ, тут є нюанс. Якщо положення затверджено наказом керівника ТОВ, то воно зберігається у справі разом з відповідним наказом. Окремо у справи передбачають лише ті нормативні документи, які затверджені безпосередньо керівником ТОВ або колегіальним рішенням колективу. Наприклад, ПВТР, Колдоговір тощо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!