Оцифровка трудових книжок: правила передачі в ПДФ форматі

Технічні вимоги до сканкопії встановлює Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою ПФУ від 12.03.2021 № 11-1 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21/ed20210713#Text)

Із самого Порядку випливає така логіка:

скановані копії можуть бути у форматі jpg або pdf;
розмір кожного файлу — не більше 1 МБ;
мають бути передані всі заповнені сторінки трудової книжки у хронологічному порядку;
копії мають бути читабельними.
При цьому Порядок не встановлює вимоги, що для PDF обов’язково має бути один файл на всю трудову книжку.

Тому варіант, коли скануєте розворотами, формуєте кілька PDF-файлів (наприклад: Петрова_01, Петрова_02-03, Петрова_04-05 тощо), кожен файл до 1 МБ, не суперечить вимогам Порядку.

Щодо підказки (спливаючого повідомлення) на порталі ПФУ: вона більше стосується технічної реалізації завантаження, а не встановлює окрему нормативну вимогу. Система приймає декілька PDF і успішно формує пакет без помилок — це саме по собі свідчить, що формат прийнятний. Для вже переданих книжок — нічого не перезавантажувати, якщо статус успішний.

Для нових подань — можна для зручності формувати один PDF на всю трудову книжку, інколи це навіть не виходить одним файлом, а двома чи трьому, щоб розмір не перевищував 1Мб (до обмеження розміру).

Тому немає жодної заборони відправляти окремими файлами чи одним.

Раді допомогти, звертайтесь ще!