Як правильно обчислити стаж для дублікату трудової книжки

Для першого запису в дублікаті трудової ви рахуєте загальний стаж за 1987–2022 роки за всіма наявними документами (трудова діяльність + періоди, які законом прямо зараховуються до страхового/трудового стажу), а потім уже по періодах розносите його в дублікат на підставі відповідних довідок і витягів, не враховуючи в стаж коди БСВ за ОК‑5, які не підтверджують фактичного періоду роботи або періоду, що за законом прирівнюється до страхового стажу.

Обґрунтування

Дублікат трудової оформлюють за загальними правилами. Інструкція про порядок ведення трудових книжок передбачає, що в дублікаті першим записом у розділі «Відомості про роботу» у графі 3 вказують загальний стаж роботи до влаштування на поточне підприємство у вигляді «Загальний стаж роботи станом на … становить … років … місяців … днів», без розшифрування підприємств і посад. Такий стаж має бути підтверджений документами, а далі по окремих періодах у хронологічному порядку вносять записи про роботу з датами прийняття та звільнення і посиланням у графі 4 на документ, за яким внесено запис. від 29.07.93

Джерела для підтвердження минулого стажу. Стаж до втрати трудової ви підтверджуєте всіма наявними офіційними документами:

1. довідками з місць роботи із зазначенням періодів роботи та посад;
2. довідками з навчання (денна форма) — якщо такі періоди за чинним на той час законодавством зараховувалися до стажу відповідного виду;
3. витягами з Реєстру застрахованих осіб (форми ОК‑5, ОК‑7, «відомості про трудову діяльність»), які містять періоди, за які сплачувався ЄСВ, та дати прийняття/звільнення.

Страховий стаж для лікарняних і «пенсійний» стаж не тотожні, але принцип один. За загальним правилом страховий стаж обчислюють за даними Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а за періоди до 1 липня 2000 року – за документами, що діяли раніше, насамперед за трудовою книжкою або документами, які її замінюють. ст. 14

Коди БСВ у формі ОК‑5 (ЗПЗ056А3, ЗПЗ056Ж1) враховують тільки якщо за ними дійсно йде період, що за законом включається до страхового стажу. Страховий стаж – це період, коли особа підлягала страхуванню і за який щомісяця сплачено внески не менше мінімального; якщо внесок менший, стаж зараховується пропорційно за формулою ТП = Св : В, де Св – сплачена сума ЄСВ за місяць, В – мінімальний страховий внесок за місяць. ч. 3 ст. 14 Закону № 1105

Якщо БСВ‑коди в ОК‑5 стосуються, наприклад, донарахувань/перерахунків без зміни самого періоду страхування, їх не дублюють як окремий період у стажі. Для тривалості стажу важливі саме календарні місяці, за які сплачено внески, а не технічні підстави нарахування, зазначені кодами. Тому такі коди берете до уваги лише як підтвердження того, що за відповідні місяці був сплачений внесок, але не рахуєте їх як окремі додаткові періоди.

Періоди, які за законом включаються до стажу й без фактичної роботи. До страхового стажу включаються також періоди:

• перебування у відпустці по догляду за дитиною до 3 років для працевлаштованих осіб (період, за який сплачені внески з мінімального страхового внеску);
• період отримання допомоги по безробіттю;
• період отримання пенсії по інвалідності.
  Ці періоди підтверджуються довідками служби зайнятості, органів ПФУ тощо і, за наявності таких документів, включаються до стажу при підрахунку загальної тривалості. ч. 1 ст. 14 Закону № 1105

Щодо навчання. Навчання в ПТУ та служба в армії до певних дат зараховувались до стажу для лікарняних, тоді як навчання у технікумах та ВНЗ у загальному випадку не включалося. Тож при підрахунку стажу за 1987–2022 роки ви враховуєте лише ті періоди навчання на денній формі, які відповідно до чинного на той час законодавства зараховувалися до відповідного виду стажу, та підтверджені довідками з навчального закладу.

Період 1987–2000 років. За відсутності паперової трудової, а також якщо в Реєстрі немає даних за ці роки, цей стаж підтверджуєте довідками з підприємств, архівів, військових частин, навчальних закладів. Сам підрахунок робите «календарним» способом — від дати початку кожного періоду до дати закінчення, з урахуванням перетинів, і підсумовуєте в роки, місяці, дні для першого запису в дублікаті.

Період 2000–2022 років. По ньому основним джерелом є Реєстр застрахованих осіб (ОК‑5, ОК‑7, відомості про трудову діяльність). Там ви бачите періоди, за які сплачувався ЄСВ, та дати прийняття/звільнення. Якщо за окремі місяці внесок менший мінімального, ви можете, за потреби, застосувати формулу ТП = Св : В, щоб визначити, чи дає такий місяць повний чи частковий місяць стажу. ч. 3 ст. 14 Закону № 1105

Після того як ви порахували загальну тривалість за 1987–2022 роки і перевели її в роки/місяці/дні, у дублікаті:

1. першим рядком у розділі «Відомості про роботу» фіксуєте сумарний стаж станом на дату прийняття на нинішнє підприємство;
2. далі в хронології вносите підтверджені періоди роботи за окремими роботодавцями, опираючись у графі 4 на довідки підприємств, архівів чи витяги з Реєстру застрахованих осіб. від 29.07.93

Підсумовуючи, стаж за 1987–2022 роки ви визначаєте як суму підтверджених періодів роботи та прирівняних до страхового стажу періодів, а коди БСВ у формі ОК‑5 використовуєте лише як технічну ознаку виду нарахування, не додаючи їх окремо до календарної тривалості стажу.