Перерахунок добових при відрядженнях: ризики та рекомендації для підприємства

Встановленого законом «мінімального» розміру добових для працівників приватних (комерційних) підприємств немає, є лише граничний неоподатковуваний максимум 80 євро за кордон і право роботодавця самостійно визначати суму добових у внутрішніх документах.

Обґрунтування

Для комерційних підприємств закон встановлює тільки ліміт неоподатковуваних добових, а не їх мінімальний розмір. Для відряджень за кордон неоподатковувана сума становить «не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ» згідно з підпунктом «а» підпункту 170.9.1 Податкового кодексу України. Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо платіжн...

Розмір добових для комерційних роботодавців визначається локальними актами, а не постановою КМУ про бюджетні установи. Суми в доларах / євро, які ви бачили в довідниках (наприклад 56 євро), стосуються добових для держслужбовців та працівників бюджетних установ за постановою КМУ № 98 і є нормативом саме для бюджетної сфери, тоді як «інші роботодавці визначають розмір добових самостійно» у положенні про відрядження чи наказі. Це не забороняє приватному підприємству встановити 45 євро як розмір добових.

1. Поточне відрядження з добовими 45 євро можна перерахувати і збільшити, але це ваша добра воля, а не обов’язок. Якщо у вашому Положенні про відрядження / наказі зараз закріплено 45 євро, ви можете видати додатковий наказ і доплатити до будь-якого більшого розміру, наприклад до 56 євро чи до 80 євро. Податкові наслідки: у межах 80 євро на день це не створює оподатковуваного доходу, тому доплата до 56 євро також залишиться неоподатковуваною.

2. Щодо минулих відряджень із добовими менше 56 євро прямих податкових чи трудових порушень немає, якщо ви не занижували гарантії нижче законодавчого мінімуму. Для приватного підприємства не існує обов’язку виплачувати добові саме на рівні «56 євро», важливо лише не порушувати загальну гарантію на відшкодування витрат і виплату добових як таку. Якщо добові були передбачені вашим положенням / наказом і фактично виплачувались у цьому розмірі, це не є порушенням лише тому, що сума менша за «державний» норматив для бюджетних установ.

Основні ризики стосуються не суми «менше 56», а можливого порушення трудових гарантій або власних локальних норм. Ризик виникає, якщо:

1. добові взагалі не виплачувалися у відрядженнях, хоча працівник був направлений у відрядження;
2. внутрішні документи передбачають вищу суму, ніж фактично виплачена;
3. працівник оскаржить, що встановлений вами рівень добових є настільки низьким, що порушує зміст гарантії на компенсацію витрат у відрядженні. На практиці до таких спорів доходитиме рідко, якщо добові реалістичні й не є символічними.

Добровільно донарахувати добові за минулі відрядження можна, але обов’язку немає. Якщо ви вирішите заднім числом підвищити суму добових, це оформлюють як додаткові виплати працівникам, з урахуванням податків, якщо сума перевищить граничний неоподатковуваний ліміт 80 євро на день. Інакше ви можете залишити все як є, зафіксувавши новий, більший розмір добових «на майбутнє» у положенні чи наказі.

Підсумок: встановлений вами рівень 45 євро не порушує вимоги закону саме через те, що для приватних роботодавців немає обов’язкового «мінімуму» в євро, є лише максимум для цілей неоподаткування.