Як правильно вказати індекс документа в описі справи

Добрий день. Що зазначати в полі індекс документа в Внутрішній опис документів справи для копії паспорта, заяв і т.п. ?

АІ-Консультант

Відповідь сформована штучним інтелектом та може містити неточності. Для підтвердження інформації дочекайтесь відповіді експерта.

У графі «Індекс документа» внутрішнього опису для копій паспорта, заяв тощо можна ставити або їх реєстраційний індекс (якщо документ реєструвався), або прочерк / залишати графу порожньою, якщо такі документи не мають власного індексу.

Обґрунтування

Форма внутрішнього опису передбачає окрему графу «Індекс документа», куди переносять індекс, присвоєний документу при реєстрації. Для службових документів це той самий реєстраційний індекс, який фіксується при внесенні до облікових форм. Він є елементом довідкового апарату та забезпечує пошук документа у системі діловодства і архіву. Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних ор...

Якщо конкретний документ (копія паспорта працівника, заява, довідка тощо) не підлягає окремій реєстрації і йому не присвоювався реєстраційний індекс, то заповнювати графу «Індекс документа» немає з чого. У такому разі на практиці допускається залишати графу порожньою або ставити умовний прочерк, а ідентифікація документа здійснюється за датою та заголовком (наприклад «Копія паспорта Івана Іваненка»). Це не порушує вимоги до внутрішнього опису, оскільки обов’язковим є сам факт внесення документа з зазначенням його дати, заголовка та номерів аркушів.

Головне – дотриматися єдиного підходу, закріпленого в Інструкції з діловодства установи, щоб для всіх подібних документів політика щодо «Індексу документа» була однаковою. Це забезпечує логічну структуру внутрішнього опису і не створює штучних індексів, які не відповідають реальній системі реєстрації документів. Підсумовуючи, індекс зазначаєте тільки тоді, коли він реально існує, а для копій паспорта та інших нереєстрованих документів поле індексуєте умовно (прочерк або порожньо) і орієнтуєтесь на заголовок і номери аркушів.

ДК

Дарія, консультант

експерт

09.07.2026 | 08:40

Очікує відповідь

Для копії паспорту реєстраційний індекс не зазначаєте. Для документів, які реєструєте на підприємстві індекс вказуєте відповідно до номенклатури справ.

Під час реєстрації документу надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення - реєстраційний індекс. Елементами реєстраційного індексу є порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в установі, наприклад: 123/01-12, де 123 - порядковий номер, 01-12 - індекс справи за номенклатурою.

У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватись у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатися також інший індекс, що застосовується в установі) та порядковий номер, наприклад: 02-10/457, де 02-10 - індекс справи за номенклатурою, 457 - порядковий номер (п. 5 гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n319 ).

Раді допомогти, звертайтесь ще!

ВЮ

Юрченко Віта Вікторівна

02.09.2026 | 22:29

Лікарняні / страховий стаж

Відповідь надано

Є відповідь АІ