Як правильно вказати індекс документа в описі справи

У графі «Індекс документа» внутрішнього опису для копій паспорта, заяв тощо можна ставити або їх реєстраційний індекс (якщо документ реєструвався), або прочерк / залишати графу порожньою, якщо такі документи не мають власного індексу.

Обґрунтування

Форма внутрішнього опису передбачає окрему графу «Індекс документа», куди переносять індекс, присвоєний документу при реєстрації. Для службових документів це той самий реєстраційний індекс, який фіксується при внесенні до облікових форм. Він є елементом довідкового апарату та забезпечує пошук документа у системі діловодства і архіву. Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних ор...

Якщо конкретний документ (копія паспорта працівника, заява, довідка тощо) не підлягає окремій реєстрації і йому не присвоювався реєстраційний індекс, то заповнювати графу «Індекс документа» немає з чого. У такому разі на практиці допускається залишати графу порожньою або ставити умовний прочерк, а ідентифікація документа здійснюється за датою та заголовком (наприклад «Копія паспорта Івана Іваненка»). Це не порушує вимоги до внутрішнього опису, оскільки обов’язковим є сам факт внесення документа з зазначенням його дати, заголовка та номерів аркушів.

Головне – дотриматися єдиного підходу, закріпленого в Інструкції з діловодства установи, щоб для всіх подібних документів політика щодо «Індексу документа» була однаковою. Це забезпечує логічну структуру внутрішнього опису і не створює штучних індексів, які не відповідають реальній системі реєстрації документів. Підсумовуючи, індекс зазначаєте тільки тоді, коли він реально існує, а для копій паспорта та інших нереєстрованих документів поле індексуєте умовно (прочерк або порожньо) і орієнтуєтесь на заголовок і номери аркушів.