Журнал обліку заяв: окремо для прийняття і відпусток

Журнал обліку заяв можна вести як один спільний, так і окремі за видами заяв — закон прямо не зобов’язує розділяти, це питання внутрішньої організації діловодства та зручності пошуку.

Обґрунтування

Нормативні акти встановлюють строки зберігання і формування справ, а не форму та кількість журналів обліку заяв. Для заяв про відпустки без збереження зарплати та наказів за ними визначені різні строки зберігання і різні справи, але немає вимоги щодо окремих журналів їх реєстрації. Посилання на ці документи подається у номенклатурі справ, а не через обов’язкове розділення журналів обліку.

У профільних нормах з діловодства регламентуються правила формування справ і передання їх до архіву, а не структура реєстраційних форм. Порядок передання справ до архіву і знищення документів визначено п. 1 гл. 4 р. VІ Правил та гл. 3 розділу V Правил № 1000/5. Вони вимагають забезпечити системність і можливість ідентифікації документів, але не встановлюють, що заяви про прийняття, звільнення і відпустки мають обов’язково реєструватися у різних журналах.

Розділення журналів доцільне лише з міркувань зручності. З огляду на те що в номенклатурі справ заяви формують у різні справи із різними індексами і строками зберігання, підприємству зручніше або: 1) мати один журнал з окремими графами/позначками за видами заяв, або 2) завести окремі журнали для різних видів заяв. Це вирішується локальними актами роботодавця і має бути узгоджено з номенклатурою справ.

Підсумок: вести окремі журнали не обов’язково, але порядок реєстрації слід формально закріпити у внутрішніх документах і узгодити з номенклатурою справ.