Необхідність графіків звіряння та наказу про відповідальність за ВО

У вашій ситуації достатньо затвердити графік «внутрішнього» звіряння та проводити всі звіряння вже за участі нинішнього відповідального за ВО, а «заднім числом» видавати накази і графіки за 2024–початок 2026 року не обов’язково, хоча частину прогалин можна акуратно закрити «ретроспективними» документами від імені нинішнього відповідального.

Обґрунтування

1. Хто мав вести військовий облік до появи відповідального за наказом.
Організація військового обліку на підприємствах покладається на керівника. Обов’язки з ведення військового обліку покладаються на працівників служби персоналу, а за відсутності штатної одиниці служби персоналу – на особу, яка веде облік працівників. абз. 1 п. 8 Порядку, абз. 2 п. 8 Порядку №1487, абз. 3 п. 8 Порядку № 1487.
Отже до 30.04.2026 військовий облік по суті мав або вестися особою, яка фактично вела кадровий облік, або – за її відсутності – самим директором. Формального наказу тоді не було, але саме директор ніс відповідальність як організатор ВО.

2. Чи обов’язковий власний графік «внутрішнього» звіряння даних списків з ВОД.
Порядок прямо вимагає, щоб звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами здійснювалось відповідно до графіка звіряння, затвердженого керівником підприємства. п. 45 Порядку.
Це «внутрішнє» звіряння, і наявність графіка та його виконання є предметом перевірки ТЦК. Порядку №1487, п. 4 додатку 31 до Порядку №1487.
Факт, що таких графіків не було в 2024–поч.2026 року, формально є порушенням, але це вже минулий період. Створювати «заднім числом» графіки саме за 2024 або лютий 2025 року закон не вимагає і це виглядає як заднє датування документів, чого краще уникати. Достатньо мати чинний графік на поточний рік і підтвердження його виконання.

3. Обов’язок щорічного «зовнішнього» звіряння з ТЦК.
Державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації не рідше одного разу на рік проводять звіряння даних списків персонального військового обліку з обліковими документами відповідних районних (міських) ТЦК, органів СБУ, відповідних підрозділів розвідувальних органів. п. 34 Порядку №1487.
Це звіряння здійснюється за графіком, затвердженим розпорядженням голови держадміністрації/міського голови або у погоджені строки, у т.ч. щодо ТЦК інших адміністративно-територіальних одиниць. Пункт 46 Порядку № 1487, Про внесення змін до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобо....
Той факт, що у 2024 (період роботи жінки) та у 2025 (період роботи чоловіка) звіряння з ТЦК не проводилося, формально є порушенням, але зараз його вже неможливо «зробити вчасно». Завдання на сьогодні – не створювати фіктивні документи з минулими датами, а провести коректне звіряння у поточному році й мати підтвердження цього.

4. Чи видавати «заднім числом» наказ про призначення директора відповідальним за ВО.
Порядок зобов’язує роботодавця у семиденний строк з дати видання наказу про призначення або звільнення осіб, відповідальних за організацію та ведення військового обліку, повідомляти про це ТЦК за формою додатку 1. п. 13 Порядку №1487, додатку 1 до Порядку №1487.
Якщо ви зараз видасте наказ із датою 2024 чи 2025 року, це формально потягне ще й прострочений обов’язок подання додатку 1 у семиденний строк. Тобто заднє датування не зніме, а лише формалізує старе порушення. Натомість наявність чинного наказу від 30.04.2026, своєчасне повідомлення ТЦК і фактичне виконання обов’язків нинішнім відповідальним – це вже «точка опори» при перевірці.

5. Що доцільно зробити зараз, щоб мінімізувати зауваження ТЦК.

1. Мати чинний наказ про відповідального за ВО та поданий додаток 1 до ТЦК у семиденний строк від 30.04.2026. Порядку №1487, додатку 1 до Порядку №1487.
2. Затвердити на 2026 рік графік «внутрішнього» звіряння списків з ВОД з реальною датою затвердження й провести звіряння до дати «зовнішнього» звіряння з ТЦК, зафіксувавши результати. п. 45 Порядку.
3. Скласти й оновити Списки персонального військового обліку за додатком 5, внести до них дані працівників, які підлягали ВО (включно з поточною ситуацією), роздрукувати та підписати станом на 01.01.2026 і на поточну дату. додатку 5 до Порядку №1487, Порядку № 1487.
4. Підготуватися до щорічного «зовнішнього» звіряння з ТЦК за де-факто діючими правилами: списки (додаток 5), копії/роздруківки ВОД, журнал результатів перевірок (додаток 9). Пункт 46 Порядку № 1487, Порядку №1487.

6. Чи тільки відповідальний за ВО має право проводити звіряння з ТЦК.
Норми говорять, що саме особи, відповідальні за ведення військового обліку, у строки, визначені графіком, прибувають до ТЦК для проведення звіряння. Пункт 46 Порядку № 1487, Військовий облік на підприємстві 2026.
Якщо відповідальний не призначений, цю функцію фактично виконує керівник або інший працівник, на якого покладені обов’язки наказом. Тобто зараз звіряння повинен проводити вже офіційно призначений відповідальний, а за його відсутності – визначений наказом «дублер».

Підсумовуючи: старі періоди не перекриєте бездоганно формальними «задніми» документами, тому основний акцент варто зробити на коректній організації ВО та звірянь у 2026 році й наявності всіх обов’язкових документів уже тепер.