Переведення працівника: чи потрібно вносити записи в трудову

Ні, записи про тимчасове переведення в трудову книжку вносити не потрібно, а вже подані відомості в додатку Д5 об’єднаного розрахунку не потребують виправлення лише через відсутність записів у трудовій книжці.

Обґрунтування

1. Тимчасове переведення не обов’язково відображати в трудовій книжці Тимчасові переведення закон прямо не вимагає фіксувати у трудовій книжці, а для паперових книжок, що зберігаються у працівника, роботодавець взагалі вносить записи лише на вимогу працівника, причому нормативні вимоги стосуються насамперед прийняття, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, нагород і заохочень, а строки таких записів визначені у п. 2.4 Інструкції № 58 та ст. 48 КЗпП. Якщо працівник не наполягає на відображенні тимчасового переведення, достатньо внести коректний запис про звільнення.

2. Відмінність між постійним і тимчасовим переведенням у Д5 Для Д5 законодавець виділяє саме переведення на «іншу постійну посаду або роботу» як підставу для подання додатка, що випливає з Порядку № 4 щодо Податкового розрахунку, на який прямо посилаються профільні роз’яснення про заповнення Д5 у разі переведень наказ Мінфіну від 13.01.2015 № 4. Тимчасове переведення на іншу посаду за заявою працівника не є постійним, тому взагалі не мало б відображатися у Д5 як переведення.

3. Що робити з уже відображеними в Д5 тимчасовими переведеннями Невідповідність між тимчасовим характером переведення і тим, що воно вже було показане в Д5, не потребує спеціального «підчищення» в трудовій книжці, оскільки:

• трудова книжка і Д5 виконують різні функції, а дані про трудову діяльність у реєстрі застрахованих осіб формуються насамперед за податковою звітністю, зокрема Д5, згідно з Порядком № 4;
• відсутність запису про тимчасове переведення в трудовій книжці не впливає на страховий стаж, якщо відомості про періоди роботи вже є в реєстрі.

Якщо ви переконані, що у Д5 помилково відображали саме тимчасові переведення як постійні, формально це технічна помилка у класифікації події, однак вона не змінює ні сум нарахувань, ні факту роботи в того ж страхувальника.

4. Дії при звільненні працівника зараз При звільненні вам достатньо:

• внести до трудової книжки запис про звільнення з правильною підставою та посиланням на норму КЗпП, як вимагає Інструкція № 58;
• відобразити звільнення у Д5 за місяць звільнення (дати, номер наказу, підстава), що прямо випливає з Порядку № 4 про заповнення Податкового розрахунку.

Повернення на попередню посаду після тимчасового переведення також не обов’язково дублювати у трудовій книжці, якщо працівник окремо цього не вимагає.

Фіксація у трудовій книжці лише запису про звільнення без попередніх тимчасових переведень у вашій ситуації є достатньою та не створює протиріч із даними, вже поданими у Д5.