Покрокова інструкція ведення військового обліку на підприємстві

Почати ведення військового обліку потрібно з призначення відповідальної особи, оформлення наказів і повідомлення ТЦК, а далі — створити та постійно актуалізувати списки (додаток 5) і відомість (додаток 12), перевіряти ВОД при прийнятті, повідомляти ТЦК про всі кадрові зміни та виконувати щорічні ритуальні дії (звіряння, накази, підвищення кваліфікації).

Обґрунтування

1. Старт: хто веде військовий облік і коли його починати Військовий облік зобов’язані вести всі юридичні особи, якщо у них є хоча б один працівник із числа призовників, військовозобов’язаних або резервістів, причому це правило діє незалежно від форми власності та розміру штату, що прямо випливає з вимог Порядку №1487. Якщо зараз таких працівників немає, облік тимчасово не ведеться, але обов’язок виникає з моменту появи першого такого працівника.

2. Призначення відповідальної особи та повідомлення ТЦК Організація обліку покладається на керівника, а безпосередні обов’язки — на працівника служби персоналу або іншу особу, що веде облік працівників, причому лише штатного працівника, з оформленням наказу та встановленням доплати до 50 % окладу згідно з п. 8 і п. 10 Порядку №1487. У семиденний строк з дати наказу про призначення відповідальної особи (і керівника) підприємство зобов’язане подати до ТЦК повідомлення за формою додатка 1, як того вимагає п. 13 Порядку №1487.

3. Правила військового обліку та робота з ВОД Правила військового обліку (додаток 2 до Порядку №1487) потрібно роздрукувати, розмістити у загальнодоступному місці та ознайомлювати під підпис усіх призовників, військовозобов’язаних і резервістів при прийнятті на роботу, що випливає з вимог Порядку №1487. При прийнятті на роботу таких осіб роботодавець зобов’язаний перевірити військово-обліковий документ (у тому числі електронний), сформований у встановлені строки, а його дані звірити з реєстром «Оберіг» відповідно до оновлень Порядку №1487; за відсутності належного документа працівнику видається письмове повідомлення про необхідність стати на облік, а у разі невиконання — інформація надсилається до ТЦК.

4. Списки (додаток 5) і відомість (додаток 12) Військовий облік на підприємстві ведеться у списках персонального військового обліку за формою додатка 5 (4 окремі групи: офіцери, рядовий/сержантський/старшинський склад, жінки, призовники) та у Відомості оперативного обліку за формою додатка 12 до Порядку №1487. Основні вимоги:

• включати всіх працівників, що підлягають обліку, у відповідну групу списку;
• зберігати у справі до кожного списку копії (роздруківки) їх військово-облікових документів;
• у п’ятиденний строк після прийняття/звільнення або зміни облікових даних оновлювати Списки і Відомість, як це прямо передбачено Порядком №1487. Раз на рік до 25 січня Списки та Відомість станом на 1 січня підписуються керівником і відповідальною особою та реєструються у службі діловодства (п. 40 Порядку №1487).

5. Повідомлення за додатком 4 і поточна взаємодія з ТЦК Про прийняття, звільнення та зміну облікових даних працівників, щодо яких ведеться військовий облік, підприємство подає до ТЦК повідомлення за формою додатка 4:

• про прийняття/звільнення — протягом 7 днів з дати наказу;
• про зміну облікових даних — до 5 числа наступного місяця, як це визначено Порядком №1487. Крім того, підприємство зобов’язане виконувати розпорядження ТЦК про оповіщення працівників (видати наказ, довести до відома, підтвердити виконання) згідно з п. 47 Порядку №1487.

6. Щорічні дії, звіряння та підвищення кваліфікації Щороку до 1 жовтня підприємство має визначати потребу в підвищенні кваліфікації відповідальної особи та забезпечувати проходження підвищення кваліфікації не рідше одного разу на 5 років, що прямо закріплено у п. 12 Порядку №1487. Також необхідно:

• проводити щорічне звіряння списків з ТЦК до встановленого строку (за узгодженим графіком);
• видавати наказ про стан військового обліку за минулий рік і завдання на наступний;
• вести журнал результатів перевірок і звірянь за формою додатка 9 до Порядку №1487.

Рекомендація:

Побудуйте роботу за простим алгоритмом: 1) наказ + доплата + повідомлення за додатком 1; 2) Правила ВО і робота з ВОД; 3) заповнення та постійне оновлення додатків 5 і 12; 4) своєчасні повідомлення за додатком 4; 5) щорічні накази, звіряння й підвищення кваліфікації — це мінімізує ризики штрафу до 59 500 грн за ст. 210-1 КУпАП.

Дотримання наведеного алгоритму забезпечить формально коректний запуск і подальше ведення військового обліку з мінімальними претензіями з боку ТЦК.