Необхідність переробки наказу та ведення військового обліку в ТОВ

Вітаю!
Отже по порядку:

1.Оскільки директор був призначений відповідальною особою за ведення військового обліку наказом від 01.03.2022 року і в цьому наказі вже визначені його обов’язки, видавати новий наказ про призначення відповідальної особи немає необхідності.

Для врегулювання питання оплати можна видати окремий наказ про встановлення доплати за виконання обов’язків щодо ведення військового обліку, посилаючись на п. 10 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487.

У наказі доцільно зазначити, що доплата встановлюється директору у зв’язку з виконанням обов’язків відповідальної особи за ведення військового обліку, покладених на нього наказом від 01.03.2022 року.

Водночас дату, з якої встановлюється доплата, слід визначати з урахуванням фактичної дати її встановлення та можливості проведення бухгалтерією відповідних нарахувань. Якщо військовий облік відновлюється з 01.01.2026 року відповідно до рекомендацій ТЦК, питання встановлення доплати з цієї дати потребуватиме відповідного донарахування заробітної плати..

Інший варіант, поточною датою видати новий наказ про покладання обовязків з ведення ВО на директора і встановити доплату. В цьому випакду потрібно буде також протягом 7 днів направити в ТЦК за місцем обліку підприємства повідомлення за формою додатку 1 про призначення вдповідальної особи.
Видання наказу від 01.01.2026 р. може призвести до штрафу за несвоєчасне повідомлення ТЦК та СП.

2. Статус «відповідальна особа за ведення військового обліку» — це не назва посади, а покладені на працівника/керівника функції.
Окрему посадову інструкцію робити не обов'язково, але вкрай необхідно зафіксувати ці обов'язки документально. Пропоную два варііанти:
Затвердити «Інструкцію особи, відповідальної за ведення військового обліку». У тексті інструкції зазначається: «Ця інструкція визначає обов'язки особи, відповідальної за ведення військового обліку в ТОВ...». Посада директора залишається незмінною («Директор»), але нижче на інструкції він ставить свій підпис у графі «З інструкцією ознайомлений (дата, підпис)».
Інший івріант: внести зміни до чинної посадової інструкції Директора. Додати туди окремий розділ з обов'язками щодо військового обліку відповідно до вимог Порядку № 1487. Після цього директор має підписати нову редакцію своєї посадової інструкції.

3. Якщо видали новий наказ про покладання обовязків з ведення ВО то подати Додаток 1 треба обовязково.

У 2022 році Порядок № 1487 ще не діяв, тому неподання Додатка 1 у 2022 році не є порушенням вимог саме Порядку № 1487. Порядок № 1487 був затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487.

Якщо директор з 2022 року залишається тією самою відповідальною особою і зараз не видається новий наказ про його призначення, саме встановлення доплати не є новим призначенням відповідальної особи.

Тому окремо подавати Додаток 1 лише через встановлення доплати підстав немає.

Штраф наклали не через те. що директор поїхав з наказом від 2022 року, а через те, що несвоєчасно подано відомість по транспорту.
Накагадю Відомість про наявність і технічний стан транспортних засобів і техніки подається до ТЦК та СП відповідно до пункту 15 Положення №1921 двічі на рік до 20 червня і до 20 грудня.

Раді допомогти, звертайтесь ще!